Självstyrande team – en del av framtidens organisation

Självstyrande team tar gemensamt tillvara på allas erfarenheter och kompetens. De kan därför självständigt utvecklas och anpassas efter nya yttre krav.

Vi på Stardust har längre skrivit om den transformation som sker i många organisationer för att möta nya affärsmöjligheter och krav från den nya generationens medarbetare. Vi ser ett skifte från organisationer i Napoleon-stil – hierarkiska, förutsägbara och stelbenta – till organisationer som organiserar sig för att möta den nya VOKA-världen (V=Volatil, O=Osäker, K=Komplex, A=Ambivalent).

I många självstyrande team har man lyckats skapa högre engagemang, effektivitet, ansvarstagande och kvalitet mot kollegor och kunder. Något som de allra flesta organisationer drömmer om, då detta i sin tur bevisligen leder till ökad kundnöjdhet och ökad lönsamhet.

Många organisationer är nyfikna på att anamma arbetssättet som självstyrande organisationer och med självstyrande team. Dock är det flera saker man behöver fundera igenom riktigt noga om man planerar att utveckla en självstyrande organisation. Här delar vi med oss av våra tips!

Vad är självstyrande team?

Självstyrande team är team som gemensamt tar tillvara på allas förmågor, erfarenheter och kompetens och tillsammans aktivt utvecklar dessa till något större och bättre än vad de annars skulle vara.

Medlemmar i ett självstyrande team känner ofta stor tillit till varandra och drivs av att hela teamet lyckas, mer än enskilda prestationer. Självstyrande team kan därför självständigt utvecklas och anpassas efter nya omständigheter och yttre krav.

Performance development i stället för performance management

För att stötta VOKA-världen och dess nya organisationer måste HR helt ändra sin syn på sina älskade processer. I dagsläget arbetar de flesta organisationer med linjära processer, som följer kalenderåret och ger mycket lite utrymme för de oförutsedda händelser som en VOKA-värld för med sig.

Den linjära performance management-processen, där mål sätts i januari, följs upp efter sex månader och sedan utvärderas i december är en process som faktiskt håller på att omvärderas i många organisationer.

Ett mer flexibelt och coachande förhållningssätt efterfrågas, och många önskar mål på teamnivå istället för individnivå. Man pratar mer om performance development än performance management, och det är bra.

En kultur som stödjer självstyre

Det är inte ovanligt att det medför vissa utmaningar för medarbetare att ställa om mot självstyrande team och det nya sätt att förhålla sig och arbeta som det medför. För att inte tala om cheferna som inte längre behövs.

Även om de flesta lockas av att få vara med och påverka och ta ansvar på ett annat sätt än tidigare, så kan det vara en utmaning när det väl kommer till kritan. Man glömmer lätt bort att det faktiskt kräver mer av mig som individ att jobba i ett självstyrande team.

Exempelvis: det finns ingen som löser ditt semesterproblem, utan det behöver du ta ansvar för själv, eller du får själv fatta beslut och komma överens med dina kollegor och de som kommer beröras av beslutet.

De flesta av oss har arbetat många år i traditionella organisationer där vissa beteenden sitter i ryggmärgen hos medarbetarna. Det är inte ovanligt att man reflexmässigt tänker ”det där behöver jag fråga min chef om” eller ”det här är ett beslut som min chef brukar fatta”. Det kan vara bekvämt att låta någon annan bestämma. Och nu förväntas vi ställa om till nya förutsättningar och det är inte alltid helt enkelt.

Både den som driver utvecklingen mot en självstyrande organisation och medarbetarna, behöver ändra invanda tankemönster, attityder och beteenden. Och detta är något som kan ta tid, och det gäller att från början ha fokus på vilka attityder och beteenden i organisationen som utvecklar en kultur som stödjer självstyre.

Här är fem tips kopplat till företagskultur för er som står i startgroparna att utveckla en självstyrande organisation:

1. Säkerställ att alla medarbetare förstår och delar visionen och värdegrunden och avsätt ordentligt med tid för att diskutera och reflektera kring detta
2. Identifiera vilka beteenden ni ska premiera om ni vill bygga en självstyrande organisation?
3. Se över organisationsstrukturen, så att team- och individansvar samt mandat hänger ihop med helheten
4. Hitta och anställ ”rätt medarbetare”, när någon slutar eller ska ersättas. Individer som verkligen vill jobba tillsammans.
5. Nyanställda personer behöver en introduktion som även innehåller information om vad självstyre är och vilka ramar som gäller.

Kompetensutveckling i självstyrande team

Hur kommer det sig att vi fortfarande behandlar kompetens som något individen och chefen ska diskutera i enrum, utan att på riktigt ta tillvara på de styrkor och svagheter teamet som individen arbetar i har? Det är ju trots allt min del i gruppen, i teamet, som bidrar till en lyckad leverans.

Få är vi som arbetar i ensamma öar, varför då inte dra nytta av det? Låt teamet avgöra sina kompetensutvecklingsbehov utifrån de affärsmål som företaget ställt upp.

Här är några konkreta förslag på hur självstyrande team kan arbeta med sin kompetensutveckling:

1. Sätt relevanta mål kopplade till affären på teamnivå. Fokusera målen på vilken inverkan de har på övergripande affärsmålen istället för att fokusera på aktiviteter som individer ska genomföra.
2. Teamet gör sedan en kartläggning av vilka kompetenser gruppen behöver för att uppnå målen.
3. Teamet inventerar sedan gruppen utifrån befintliga kompetenser och identifierar gruppens gap.
4. Först nu börjar teamet gemensamt titta på vem som är mest lämpad att kompetensutvecklas inom de identifierade gapen. Lämpligheten kan vara allt ifrån intresse, till tillgänglighet och förmåga att ta till sig den specifika kompetensen.
5. Nu tittar teamet gemensamt på metoder för att fylla kompetensgapen. Kanske det finns någon senior medarbetare som kan ta på sig ansvaret för att kunskapsdela med de som behöver öka sin kompetens inom ett visst område? Är det fler med samma kompetensbehov kan smågrupper formeras som stöttar varandra i sin kompetensutveckling. Ju fler som engageras i teamet desto större är sannolikheten att insatserna lyckas och kompetensgapen stängs.
6. Dokumentera vem som ska göra vad och se till att planen är väl förankrad i hela teamet.
7. Utvärdera kontinuerligt. En pågående diskussion mellan medarbetarna i gruppen byggt på öppenhet och tillit gör att insatser justeras efter hur verkligheten ser ut för att uppnå maximal effekt.

Den stora fördelen med detta upplägg är att gruppen effektivt utnyttjar styrkan i att vara just en grupp. Man skapar en naturlig plattform för kunskapsdelning och tydligt ansvar för teamets kompetensutveckling.

Att leva efter devisen alla kan inte vara specialister på allt, gör att medlemmar i gruppen kan utvecklas inom de områden de är intresserade av och har fallenhet för. Det skapar engagemang och motivation.

Målstyrning i självstyrande team

På samma sätt som team själva kan utveckla sin kompetens kan teamets mål utvecklas på liknande sätt. Självutvecklande mål har goda förutsättningar att nås då målen är direkt relaterade till mig och mitt teams vardag och inte tilldelats uppifrån från en, för många, diffus affärsplaneprocess.

Här är några konkreta förslag på hur självstyrande team kan arbeta med sin målstyrning:

1. Vart är vi på väg? Samla teamet och diskutera vart ni är på väg som företag. Diskutera tills ni är överens om vilken riktning ni som företag har, vad ni faktiskt ska åstadkomma och vilket syfte företaget har. Input till diskussionen är företagets vision, mission och värdegrund. Eventuella övergripande företagsmål kan också vara bra att ha med sig in i diskussionen.
2. Prata om hur ni ser på vision, mission och värdegrund i er kontext, det vill säga är vi som team på väg åt samma håll? Finns det oklarheter i hur vi bidrar till övergripenade riktningen? Om ja, vad gör vi för att ändra det?
3. Kom överens om, och formulera ett antal mål, som ni i teamet tydligt kan koppla till företagets riktning. Uttryck målen på ett sådant sätt så att de betyder något för er. Besluta också om hur länge ni tycker målen ska vara aktuella? Ett mål syftar ju till att ge verksamheten fokus, så ta hänsyn till annat som ni också måste fokusera på just nu som ni inte kan påverka.
4. Besluta om ett antal tydliga aktiviteter som leder mot målet. Begränsa antalet och gör dem tydliga, tidsbundna och realistiska.
5. Besluta om vem som är ansvarig för aktiviteten och hur ni vill att denne ska följa upp. Fundera kring vilken stöttning ni behöver som den ansvariga bör ta hänsyn till, frekvens på uppföljning och typ av uppföljning är också bra att bestämma.
6. Genomför och justera. Börja arbeta med aktiviteter, justera uppföljningsmetoder och säkerställ att aktiviteter och mål är fortsatt relevanta.
7. Var sjätte månad, gå tillbaka till punkt 1 för att säkerställa att ni fortfarande är överens och på väg åt rätt håll.

Vill du veta mer om kompetensutveckling och att sätta engagerande mål i självstyrande team? Kontakta oss!