Kompetensutveckla genom mentorskap – 10 kom igång-steg

Mentorskap kombinerar på ett unikt sätt affärsnytta med personlig utveckling och ger en gemensam upptäcktsresa för en mentor och en adept. Dagens snabba utveckling på arbetsmarknaden ökar kraven på kompetensutveckling och framtidens kompetens blir allt svårare att finna på marknaden. Dessutom tar nyrekrytering tid och är förenad med stora kostnader. Mentorskap blir då ett utmärkt sätt att fånga upp och utveckla den formen av kompetens.

Vad är mentorskap?

Mentorskap kan beskrivas som en modern form av lärlingskap där en, ofta äldre, mer erfaren person för över sin kunskap och sin erfarenhet till en yngre person genom utvecklande samtal och praktiska övningar i det dagliga arbetet.

Idag är det också vanligt att man ser på mentorskapet även utifrån mentorns perspektiv att få nya lärdomar och insikter från yngre personer.

Ordet mentor härstammar från den grekiska mytologin och boken Odyssén där vi kan läsa om ynglingen Telemachos som blir lämnad ensam hemma i kungariket när hans far konungen drar ut i det sjuåriga Trojanska kriget. Konungen söker efter en person som kan ansvara för Telemachos uppfostran i hans frånvaro och valet faller på familjens vän vid namn Mentor.

If you like to travel fast travel alone – but – if you like to travel far travel together.

Han var en erfaren och lärd person som blev Telemachos förtrogne och som förberedde honom för rollen som blivande konung.

Essensen i ett mentorskap kan också liknas vid en gemensam upptäcksresa för en mentor och en adept.

Kompetensutveckla genom mentorskap

Dagens arbetsmarknad förändras snabbt i takt med digitaliseringen. En förändrad arbetsmarknad innebär ständigt ökade krav på fortbildning och kompetensutveckling för att anställda ska hänga med i den oerhört snabba utvecklingen.

Förr i tiden kunde företag söka efter specifik kunskap från ett universitet eller en högskola. De man rekryterade matchade kompetensbehovet förhållandevis bra. I dag är situationen helt annorlunda. Inga existerande lärosäten kan idag producera den specifika kompetens som ett företag söker utan ett allt större ansvar läggs på företagen att själva identifiera framtida kompetensbehov och att säkerställa att medarbetarna får den rätta kompetensutvecklingen.

Inga existerande lärosäten kan idag producera den specifika kompetens som ett företag söker utan ett allt större ansvar läggs på företagen att själva identifiera framtida kompetensbehov och att säkerställa att medarbetarna får den rätta kompetensutvecklingen.

Dagens debatt handlar om kompetensglappet som uppstår när företagen inte tar sitt ansvar utan förlitar sig på andra. Något som bland annat fackföreningarna nu börjat protestera mot när de ser att deras medlemmar, både tjänstemän och arbetare halkar efter på ”kompetensmarknaden”.

I vår globaliserade och digitaliserade värld ökar också den internationella konkurrensen om de bästa talangerna med den bästa kompetensen. En allt viktigare kompetens i det framväxande kunskapssamhället är förmågan till samarbete och relationsskapande, det som man inte lär sig i skolan. Mentorskap är bra på att fånga upp och utveckla den här formen av kompetens.

Många företag saknar övergripande strategier för sin kompetensutveckling för att kunna möta framtidens behov. För det första har man inte korrekt definierat vad man menar med framtida kompetens och vad det verkligen är man behöver rusta sig med.

För det andra delegeras inte sällan kompetensutvecklingsfrågor till en HR-avdelning eller annan funktion i organisationen som saknar såväl kunskap som inflytande för att driva den kanske viktigaste frågan.

Och sist men inte minst finns det ofta en övertro på att framtida kompetensbehov säkerställs genom nyrekrytering istället för att satsa på att kompetensutveckla redan befintlig personal. Detta är feltänkt.

Framtidens kompetens är omöjlig att finna på marknaden för den blir allt mer företagsspecifik i kunskapsekonomin. Dessutom tar nyrekrytering tid och är förenad med stora kostnader.

Mer lönsamt att utveckla internt

I en forskningsstudie från Harvard Business School The Risky Business of Hiring Stars (2012: Boris Groysberg, Ashish Nanda och Nitin Nohria) redogör författarna för en studie som visade att det oftast är mer lönsamt att utveckla befintliga medarbetare än att rekrytera externt. Speciellt när det gäller talanger och/eller nyckelpersoner.

Bland de undersökta företagen fann författarna att talanger som rekryterades externt hade en snabbt vikande prestationskurva när de anställts samtidigt som teamkänsla och kultur försämrades.

Studien visade också att externt rekryterade talanger var mindre lojala mot arbetsgivaren, trots ofta högre lön än en likvärdig intern, och hade kortare anställningstid.

Författarnas slutsats är att det är oklokt och kostsamt att ge sig in i det externa ”war for talent” och att den bästa lösningen är att satsa på att långsiktigt kompetensutveckla egna talanger och sen göra allt för att behålla dem.

Och det är här mentorskap kan göra stor skillnad. Allt fler företag inser att mentorskap är en mycket effektiv metod för intern kompetensutveckling som till stora delar kan fylla glappet för framtiden .

Mentorskap kombinerar personlig utveckling och affärsnytta

Vi lever i en värld som präglas av allt större komplexitet och oförutsägbarhet. Vi kallar den för VOKA-världen där V står för Volatil, O för osäker K för komplex och A för ambivalent. Termen kommer från den amerikanska armén där den går under begreppet VUCA.

Det är i denna verklighet som ledare och medarbetare ska navigera. En mentor kan erbjuda tid för reflektion och eftertanke, kunskapsutbyte och ett utökat nätverk. En adept kan å sin sida erbjuda mentorn en ny syn på verkligheten och unga människors rådande värderingar. Det blir en win-win helt enkelt.

En mentor kan erbjuda tid för reflektion och eftertanke, kunskapsutbyte och ett utökat nätverk. En adept kan å sin sida erbjuda mentorn en ny syn på verkligheten och unga människors rådande värderingar. Det blir en win-win helt enkelt.

För arbetsgivaren finns bara fördelar; ett ökat engagemang, kunskapsöverföring, stärkt företagskultur, bättre och mer mogna framtida ledare och nyckelpersoner. Allt detta leder till en mer väl fungerande verksamhet och förhoppningsvis till nöjdare kunder. I slutänden handlar det om ökad lönsamhet.

Allt fler företag har upptäckt mentorskap som ett effektivt utbildningsalternativ där man blandar teori och praktik.

Man kan se ett mentorskap som ett skräddarsytt utvecklingsprogram som ofta pågår under ett års tid. Pedagogiken med en blandning av samtal och dialog kring adeptens dilemman och praktisk tillämpning av nya insikter på hemmaplan i det dagliga arbetet har visat sig framgångsrik och långsiktigt hållbar.

Man kan naturligtvis arbeta med mentorskap utan att arrangera omfattande program och helt enkelt matcha en bra mentor med en behövande adept. Principerna för framgång är desamma.

Varför mentorskap?

Syftet med ett mentorskap kan variera, här följer några exempel från verkligheten:

• Stärka nuvarande och framtida ledare och specialister genom personlig och professionell utveckling och nätverkande (Schibsted 2019)
• Stödja och investera i motiverade talanger (Swedgas 2018)
• Göra något värdefullt för våra chefer utan stora kostnader men med stor effekt (Swedgas 2018)
• Stärka framtida ledare och specialister med ett fokus på personlig och yrkesmässig utveckling genom erfarenhetsutbyte och nätverksbyggande (SWAN 2017)
• Fokuserat erfarenhetsutbyte och nätverksbyggande för att effektivisera utvecklingen av Life Science företag (KI Life Science Park 2014)
• Säkerställa en bra ledarskapsförsörjning i Östergötlands kommuner (Linköpings kommun med flera 2015)
• Öka självförtroendet och initiativkraften hos våra ledare (Vinnova 2017)
• Stärka företagskulturen och det ömsesidiga lärandet i den sammanslagna organisationen (Stockholmsbörsen och OMX 2004)
• To provide an effective way to GROW internal competence based on individual need of personal and professional development, establish more/deeper cross-functional personal networks and encourage a culture of learning and development. (SAS Grow Mentor Program)

Interna eller externa mentorer?

Ja, allt beror på vilket syfte och mål man har med mentorskapet. Externa mentorer passar bra om man främst söker extern inspiration, vill jämföra sig med andra företag eller branscher eller står inför stora förändringar.

Externa mentorer passar också för mindre organisationer där urvalet av mentorer inte är så stort. På det individuella planet passar externa mentorer ofta bättre ju högre upp i hierarkierna man kommer.

Interna mentorer är helt överlägset om man vill bygga kulturen, öka samförstånd över organisationsgränser och säkra successionsplaneringen. Det man ska vara extra noggrann med när man matchar internt är förstås sekretessen.

Att lägga upp mentorskap

Erfarenhet visar att framgångsrikt mentorskap har en tydlig struktur. Urval och matchning av mentorer och adepter sker på basis av adeptens behov och mentorns kompetens.

Vidare är det viktigt med en bestämd tidsperiod där man möts regelbundet. Ofta under ett års tid med ett möte per månad.

Samtalsämnen väljs utifrån adeptens behov och önskningar men vissa ämnen har visat sig vara universella; företagets kultur, värderingar och ledarskap, adeptens styrkor och svagheter, rollanalys, samarbetsförmåga, konflikthantering och balans i livet.

För arbetsgivaren finns bara fördelar; ett ökat engagemang, kunskapsöverföring, stärkt företagskultur, bättre och mer mogna framtida ledare och nyckelpersoner. Allt detta leder till en mer väl fungerande verksamhet och förhoppningsvis till nöjdare kunder. I slutändan handlar det om ökad lönsamhet.

Fallgropar kan vara att man väljer mentorer som inte förstår sin roll som mentor och god lyssnare utan tar den traditionella chefsrollen och försöker lösa adeptens problem, att man inte har respekt för tidsåtgången eller att adepten inte klargör sina egna mål med mentorskapet.

En bra fråga att börja med är ”vad vill du ska ha hänt med dig efter det här året”? Vilka förändringar ska ha skett”?

10 konkreta kom igång-steg för ett strukturerat mentorskap

1. Definiera syftet med mentorskapet? För arbetsgivaren? För adepten? För mentorerna?
2. Tillsätt en projektgrupp som ansvarar för design, genomförande och uppföljning av mentorprogrammet.
3. Bestäm en tidsperiod. 10–12 månader brukar vara en lagom tid för att uppnå konkreta resultat. Rekommendera paren att träffas cirka 1 gång i månaden,
   1–2 timmar per träff.
4. Gör ett ansökningsformulär där adepten måste specificera varför hen vill ha en mentor och vilka hens målsättningar är.
5. Handplocka mentorer. Observera att rollen som mentor är en helt annat än rollen som chef. En bra mentor är framför allt en bra lyssnare och frågeställare – inte en operativ problemlösare.
6. Var inte rädd för att matcha mentorer och adepter utan gemensamma erfarenheter. Olikheter skapar ofta oanade resultat.
7. Gör gärna en personlighetsanalys av adepten innan start som kan ligga som grund för dialogerna.
8. Säkerställ att både mentorer och adepter får en introduktion, kortare utbildning, i samband med starten av ett mentorskap eller ett program. Där går man igenom syfte, mål, rollerna, förväntningar och praktiska tips och användbara redskap. Under en kick-off kan man också gemensamt skapa en lista på förslag på samtalsämnen som alla kan dela.
9. Arrangera en formell avslutning
10. Gör en ordentlig uppföljning och utvärdering. Har målen uppfyllts, hur har mentorparen fungerat ihop. Dra lärdomar inför framtiden. Redovisa gärna resultaten för resten av organisationen

Sammanfattning

Sammanfattningsvis kombinerar mentorskap på ett unikt sätt affärsnytta med personlig utveckling. Vi på Stardust har mer än 15 års erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer i alla olika branscher med mentorprogram och vi har sett vilka fantastiska resultat ett mentorskap kan ge.

Charlotta Wikström
Senior partner, Stardust Consulting
Mentorproffs samt författare till boken Vinnande Mentorskap
ch****************@****************ng.se
073-755 26 92