Agila arbetssätt sprider sig långt utanför IT-branschen. Och det är ingen slump. När förutsättningar förändras snabbare än någonsin behöver team kunna samarbeta smidigt, anpassa sig och leverera utan att fastna i onödig administration. Här går Sofie König igenom vad agilt faktiskt innebär – och hur du kan få det att funka i praktiken.
Agila arbetssätt betyder att jobba på ett lättrörligt och anpassningsbart sätt, ofta genom att dela upp arbetet i korta, iterativa cykler där man kontinuerligt testar och förbättrar istället för att planera allt i detalj från början. Genom att implementera agila metoder kan team öka sin produktivitet, förbättra samarbetet och leverera högkvalitativa resultat. Men först, vad innebär det?
Vad innebär ett agilt arbetssätt?
I dagens snabbt föränderliga arbetsklimat är traditionella arbetssätt ofta för stelbenta för att möta nya krav och förväntningar. Digitalisering, globalisering och skiftande kundbehov gör att företag behöver vara snabbfotade och anpassningsbara – och det är här en agil metodik kommer in i bilden. Genom att arbeta i korta cykler med kontinuerlig feedback kan team snabbt justera kursen när förutsättningar förändras.
Traditionella projekt följer en linjär plan: först planering, sen leverans. Problemet? Verkligheten förändras. Agila team jobbar istället i korta cykler, levererar stegvis och kan anpassa sig snabbt när nya insikter kommer in.
Agil metodik föddes inom systemutveckling på 1990-talet som en reaktion mot stela projektmetoder. Istället för att följa en detaljerad plan från start, jobbar team i korta cykler och justerar längs vägen.
Många organisationer som är i behov av att lösa svåra och utmanande arbetsuppgifter gör det genom att arbeta i agila team. Tanken är att medarbetarnas samlade kompetens, erfarenheter och perspektiv ska bidra till ökad synergi och produktivitet.
Ett agilt arbetssätt följer inte processen kring deadlines på samma sätt som traditionella arbetsprocesser. Samtidigt strävar det agila arbetssättet efter att minimera risk samt producera en bättre anpassad slutprodukt på kortare tid.
I boken The Agile Organization sammanfattas ett agilt arbetssätt som en flexibel, kundfokuserad och iterativ metod som fokuserar på att leverera högkvalitativt arbete genom samarbete, självorganisering och kontinuerlig förbättring.
Ett agilt arbetssätt är en flexibel, kundfokuserad och iterativ metod som fokuserar på att leverera högkvalitativt arbete genom samarbete, självorganisering och kontinuerlig förbättring.
Boken The Agile Organization betonar vikten av att skapa en kultur av öppenhet och transparens, där alla medlemmar i teamet känner sig delaktiga och uppmuntras att ta ansvar för projektets framgång. Den understryker också vikten av att använda metoder som Scrum, Kanban eller Lean för att organisera och strukturera arbetet på ett agilt sätt.
Agila ramverk
Ett agilt arbetssätt kan ta sig uttryck på många sätt, men de mest populära ramverken är Scrum, Kanban och Lean. Dessa metoder används för att skapa struktur i arbetet och möjliggöra iterativa cykler med kontinuerlig feedback och ständiga förbättringar. Scrum bygger på korta sprintar och dagliga stand-ups där teamet samlas för att synka arbetet. Kanban, å andra sidan, fokuserar på att visualisera arbetsflödet genom en backlog och en pull-metodik, där uppgifter tas när resurser frigörs.
När fungerar agila metoder bäst?
Oftast i projekt där innovation, kreativitet och snabb anpassning är avgörande. Exempelvis i produktutveckling, IT, marknadsföring eller andra områden där krav och mål kan förändras under arbetets gång. Däremot kan mer strukturerade och förutsägbara processer – som vissa typer av förvaltning eller repetitiva uppgifter – i vissa fall gynnas av mer traditionella arbetsmodeller. Det betyder dock inte att agila principer inte kan tillämpas även här, men de behöver anpassas utifrån verksamhetens behov.
Vad är fördelar med ett agilt arbetssätt?
I en snabbt föränderlig värld krävs ett arbetssätt som bygger på flexibilitet och anpassningsbarhet. Att arbeta agilt handlar om att kunna prioritera om vid behov, anpassa sig till förändrade förutsättningar och arbeta i korta cykler för kontinuerlig förbättring. Det agila arbetssättet handlar om att främja regelbunden information på alla nivåer och flytta beslutsmandat längre ut i organisationen.
Insikten om att det är svårt att förutsäga vad som gör en framgångsrik ”slutprodukt” innan arbetet ens är påbörjat gör att ett inkluderande och iterativt arbete med utvärdering i varje steg är en naturlig del i agila arbetssätt, likaså är förändringar i grundidén välkommet genom hela arbetsprocessen.
Att arbeta agilt handlar om att acceptera att vi aldrig vet allt från början. Istället för att låsa fast en plan, testar vi, utvärderar och justerar – tills vi vet vad som faktiskt fungerar.
En av de största fördelarna med ett agilt arbetssätt är att teamet alltid har kunden i fokus. Genom att arbeta iterativt och samla in feedback kan man säkerställa att lösningarna utvecklas utifrån verkliga behov. Detta gör det enklare att prioritera om och fokusera på det som skapar mest värde.
Istället för att hugga allt i sten från start – så börjar vi utifrån en hypotes och den kunskap som finns just nu. Därefter jobbar man en bit i taget innan man utvärderar.
En ofta förbised aspekt av agila arbetssätt är vikten av att ge teamen frihet att experimentera och lära sig av misslyckanden. I en artikel i Harvard Business Review påpekar man att det är just denna experimentella kultur som gör det möjligt för företag att inte bara anpassa sig till förändringar utan också bli katalysatorer för innovation.
Vad säger forskningen?
Forskning visar att agila team levererar bättre resultat. Enligt Standish Group CHAOS Report är de 60% mer framgångsrika än traditionella projekt. McKinsey har sett att agila organisationer fattar beslut snabbare och anpassar sig 1,5 gånger snabbare till förändringar. PMI Pulse of the Profession 2024 visar också att 73% av högpresterande företag är agila i sin struktur – och det är ingen slump.
Exempel på agila arbetssätt
De företag som arbetar medvetet med utveckling av sina team och omfamnar ett mer agilt arbetssätt har mycket att vinna, här har vi sammanfattat nio exempel:
- Snabbare leverans av högkvalitativt arbete.
- Bättre samarbete och kommunikation inom teamet.
- Möjlighet att anpassa sig till förändringar och behov i realtid.
- Ökad produktivitet och effektivitet.
- Ökad kundnöjdhet genom kontinuerlig feedback och iterationer.
- Fokus på individer och interaktioner snarare än processer och verktyg.
- Stärkt motivation och engagemang från teammedlemmarna.
- Förbättrad transparens och öppenhet i arbetet.
- Möjlighet att lära sig och växa genom reflektion och feedback.
Så här implementerar du agila arbetssätt i ditt team – 7 tips på praktisk agil projektledning
Är du nyfiken på att utveckla ditt teams möjligheter att lösa utmanande och komplexa arbetsuppgifter på ett mer agilt sätt? Här kommer sju tips på vägen!
1. Börja smått men tänk stort
Börja med att definiera vad agilitet betyder för ert team i organisationen och förankra därefter detta med exempelvis ledningen.
Ett agilt arbetssätt kan kännas överväldigande att direkt införa i stor skala. Därför är det klokt att börja smått. Testa med ett mindre team eller projekt och introducera några agila metoder, som sprintplanering eller dagliga stand-ups. Små förändringar kan testas i korta iterativa cykler, där du utvärderar och justerar innan du skalar upp.
- Identifiera ett pilotprojekt där ni kan testa en enkel agil metodik, som att skapa en sprintbacklog.
- Sätt upp en tvåveckors sprint och håll ett kort dagligt möte varje morgon för att diskutera framsteg och hinder.
- Utvärdera sprinten efter avslut: Vad gick bra? Vad kan förbättras? Implementera dessa insikter i nästa sprint.
2. Involvera hela teamet från början
Se till att teammedlemmarna känner till och accepterar teamets uppdrag, roller, mål och prioriteringar.
Ett framgångsrikt agilt arbetssätt kräver att hela teamet är engagerat. Ett bra sätt att komma igång är att hålla en kickoff-workshop där ni går igenom grunderna i agila metoder och diskuterar hur de kan gynna era specifika mål. Ett praktiskt exempel: simulera en sprint tillsammans. Detta hjälper teamet att förstå processen och hur deras roller kan bidra.
3. Släpp lös kraften i teamet …
… men sätt även upp några grundregler att förhålla sig till. Det vill säga skapa tillit men ha koll på exempelvis vilka principer som ska följas: vad gäller vid möten (måste alla vara på plats fysiskt), när är något ”klart” eller hur ser vår backlog ut? Diskutera gärna dessa frågor tillsammans inom teamet och utveckla ett stödjande klimat och skapa en feedback-kultur.
Ett av de mest effektiva sätten att arbeta agilt är att visualisera arbetsflödet genom en backlog och ett Kanban-system. Genom att använda en pull-metodik, där teamet själva tar uppgifter i rätt takt, undviker ni flaskhalsar och får bättre kontroll över projektet.
4. Identifiera ert agila team
Rekommendationen är att vara tre till nio personer, då denna storlek på ett team ofta fungerar väldigt bra. Se även till att teamet kan dela arbetsuppgifter med varandra så att det inte skapas flaskhalsar som hindrar utvecklingen. En rekommendation är att gå efter synsättet att det är teamet som helhet som utför en uppgift, inte de enskilda individerna.
För att ett agilt arbetssätt ska fungera krävs självorganiserande team med tydliga roller och ansvar. I tvärfunktionella team arbetar personer med olika kompetenser tillsammans för att lösa problem, vilket gör processen mer dynamisk. Genom dagliga stand-ups säkerställs att hela teamet är synkroniserat och att hinder identifieras snabbt.
5. Med jämna mellanrum – reflektera tillsammans
… i teamet hur ni kan bli mer effektiva och justera beteendet därefter. Var medveten om att omvärlden förändras i snabb takt och att förutsättningarna kan förändras över en natt. I de flesta organisationer är det därför viktigt att fundera över hur väl organisation kan anpassa sig till framtida krav. Se även till att utveckla ditt ledarskap i linje med detta.
För att få ut maximalt av ett agilt arbetssätt krävs en kultur av kontinuerligt lärande och experimenterande. Genom regelbundna feedbackloopar och kan man reflektera över vad som fungerar och vad som kan förbättras, skapas en process för ständiga förbättringar som gör teamet mer anpassningsbart.
6. Se till att kommunikationen är transparent
Se till att kommunikationen är transparent och ärlig och se olikheter som något positivt.
7. Uppmuntra kreativitet och risktagande
Kreativitet och risktagande är något som bör uppmuntras. Det är ok att göra fel!
Agila arbetssätt fungerar bäst i en kultur där anpassning, samarbete och lärande är en naturlig del av vardagen. Utan rätt förutsättningar kan även de bästa metoderna falla platt. På Stardust hjälper vi företag att skapa just den kulturen – där agila arbetssätt inte bara införs, utan faktiskt fungerar.
Vilka företag är kända för att använda ett agilt arbetssätt?
Amazon har utvecklat en agil metod som kallas “Amazon Leadership Principles”.
Microsoft har anammat agila principer för att förbättra sin produktutveckling.
Ericsson använder sig av metoder som Scrum och Kanban.
Klarna använder sig av agila principer för att förbättra sin kundupplevelse.
Spotify har utvecklat sitt eget ramverk för agilt arbete, kallat “Spotify-modellen”.
Sofie König har en bakgrund inom strategisk marknadsföring och Talent Management, med erfarenhet från SAS Trading, Kanal5 och Telia. Som medgrundare och vice vd på eWork var hon drivande i att bygga en innovativ och snabbväxande organisation.
Hennes expertis ligger inom företagskultur och ledarskap, särskilt inom tillväxtbolag och dynamiska miljöer. Sofie hjälper organisationer att stärka sin anpassningsförmåga, skapa attraktiva arbetsplatser och leda förändring i en snabbt föränderlig värld.
