Psykologisk trygghet på arbetsplatsen – 10 konkreta tips till ledare

Aldrig tidigare har psykologisk trygghet varit så viktigt som nu. I en alltmer osäker värld blir det faktiskt helt avgörande för att skapa framgång. Här går Stardusts Charlotta Wikström igenom hur du som ledare kan främja psykologisk trygghet, vad forskningen säger och vilka hinder som kan stå i vägen.

Omfattande forskning, bland annat från Google och Amy Edmondson, visar samstämmigt att framgångsrika chefer är bra på att skapa psykologisk trygghet på arbetsplatsen.

Man kan luras tro att detta något slitna uttryck handlar om någon form av flummig terapi som man som chef ska ägna sig åt. Men det handlar om det rakt motsatta; psykologisk trygghet handlar om att alla medarbetare ska kunna ge uttryck för sina åsikter utan att bli straffade. Det handlar om ett mänskligt grundläggande behov att känna emotionell säkerhet och att bli respekterad för den man är och sina åsikter. Att få ingå i en trygg arbetsmiljö, helt enkelt.

Detta blir naturligtvis extra viktigt i dagens komplexa VUCA-organisationer där man som chef inte har någon som helst möjlighet att ha kontroll och överblick över allt som sker. Tilliten till medarbetarna och att skapa effektiva team blir avgörande för framgång. En företagskultur utan trygghet och tillit skapar rädda och passiva medarbetare och resultatet blir ofta därefter.

Jag har varit chef i drygt 20 år och har erfarenhet av båda sorterna – ledare som skapar trygghet och de som skapar rädsla. Inom SAS arbetade jag under Jan Carlzon på 1980-talet och han fick oss tusentals medarbetare att gå den där ”extra milen” för att skapa resultat. Han kallade det nog inte psykologisk trygghet men det är precis vad det var.

Björn Rosengren, avgående koncernchef på ABB, har också varit en mycket framgångsrik ledare som jag råkar känna lite. Hans framgångsrecept har varit ett stort mått av decentralisering och jag är övertygad om att han haft förmågan att skapa psykologisk trygghet hos sina medarbetare runt om i världen.

Vad är psykologisk trygghet och varför är det viktigt på jobbet?

Ja, vad innebär då psykologisk trygghet? Främst handlar det om att känna sig bekväm, våga vara sig själv, visa svagheter, uttrycka åsikter, ta risker och fatta beslut utan rädsla för negativa konsekvenser. Alltså en typ av emotionell eller psykologisk säkerhet där man känner sig sedd, accepterad och respekterad av chefer och kollegor.

Den psykologiska tryggheten har en uppmuntrande effekt på medarbetare att våga gå utanför den egna komfortzonen och därmed bidra till utveckling.

Hur kan man som ledare skapa psykologisk trygghet i team?

Som så ofta ligger ansvaret hos ledarna. De har en betydande roll i att skapa psykologisk trygghet inom teamet. Hur kan du som chef göra rent konkret för att skapa psykologisk trygghet på din arbetsplats? Här kommer några ytterst konkreta tips du kan starta med:

1. Läs på om psykologisk trygghet, dess innebörd och konsekvenser. Det finns hur mycket information som helst på nätet.
2. Ordna en workskop med ditt team där du klargör dina ambitioner och att du förväntar dig att alla är med. Syftet med workshopen ska vara att ni tillsammans formulerar era gemensamma spelregler för att alla ska känna sig trygga och respekterade
3. Skapa tydliga förväntningar på ramar för samarbete. Och de är inget värda om de inte följs upp. Har ni kommit överens om att man aldrig pratar illa om varandra och någon gör det ändå- agera kraftfullt. Då visar du att det är viktigt.
4. Visa att du bara är människa. Våga visa dina medarbetare dina svagheter och att det är ett lagarbete ni utför. Du sitter inte inne med alla lösningar och svar. Var transparent och ärlig i din kommunikation.
5. Säkerställ att alla medarbetare kommer till tals. Det finns alltid medarbetare som dominerar men det är ditt ansvar som chef att se till att ALLA får göra sin röst hörd. Det kan ta tid för vissa som inte tror de har något att bidra med men hjälp till. Det är ofta bland de ”tysta” som de bästa lösningarna finns.
6. Uppmuntra till feedback. Ge konstruktiv feedback till alla med regelbundenhet och uppmuntra medarbetarna att ge feedback till varandra. Både positiv och negativ/konstruktiv förstås. Det kan man behöva öva på men när man skapat en feedbackkultur har man kommit långt.
7. Bli bra på konflikthantering. Det går att träna på precis som allt annat. Att sopa problem under mattan kan vara förödande. Sakfokuserade konflikter leder ofta till utveckling men blir de för personliga kan det skapa problem.
8. Lyssna aktivt när någon inte är i form eller har bekymmer. Alla är inte alltid på topp. Att vara chef idag handlar mycket om att lyssna och att coacha. Och lyssna tar tid. Tag gärna hjälp av teamet om du tror de är mogna. Då stärks ”vi-andan” ytterligare
9. Ge utrymme för personlig utveckling och tillväxt genom utbildning, testa nya jobb, mentorskap m m
10. Utvärdera, utvärdera och utvärdera.

Och hur mäter man psykologisk trygghet på arbetsplatsen?

Att mäta psykologisk trygghet kan kännas utmanande eftersom det handlar om subjektiva känslor och uppfattningar. Men med rätt metoder kan du få en tydlig bild av hur tryggt ditt team känner sig. Här är några praktiska sätt att göra det:

Inkludera frågor i medarbetarenkäter

Medarbetarenkäter är ett enkelt och effektivt verktyg för att fånga upp känslor och upplevelser. Frågor som kan hjälpa dig mäta psykologisk trygghet är till exempel:

• “Känner du dig trygg att dela dina åsikter i teamet?”
• “Kan du göra misstag utan att oroa dig för negativa konsekvenser?”
• “Upplever du att dina kollegor respekterar dig för den du är?”

Analysera sedan svaren och se hur de korrelerar med teamets prestationer och trivsel. Ju mer konkreta och ärliga svar du får, desto lättare är det att identifiera förbättringsområden.

Anonyma feedbackverktyg

Feedback är avgörande för att skapa en kultur av trygghet. Använd digitala verktyg som Mentimeter eller Slido för att samla in anonyma svar. Anonymitet kan uppmuntra medarbetarna att uttrycka sig öppet, särskilt om de känner sig osäkra i gruppdiskussioner.

Observation av teamdynamik

Genom att observera ditt team blir det ibland tydligt hur det mår:

• Är alla medlemmar aktiva och engagerade i diskussioner?
• Vågar medarbetarna ge och ta emot feedback?
• Hanteras konflikter på ett öppet och respektfullt sätt?

Som ledare kan du se mönster i hur människor kommunicerar och samarbetar. Det kan ge dig värdefulla insikter om vad som behöver förändras.

Kvantitativa och kvalitativa data

Kombinera olika typer av data för att få en helhetsbild:

• Kvantitativa data: Resultat från enkäter och feedbackverktyg.
• Kvalitativa insikter: Samtal, workshops och informella reflektioner med teamet.

Denna kombination hjälper dig förstå både det mätbara och det känslomässiga i teamets dynamik.

Använd etablerade mätmodeller

Forskaren Amy Edmondson, som myntade begreppet psykologisk trygghet, har utvecklat frågor för att mäta det. Exempel på sådana påståenden är:

• “Mina kollegor tar till sig mina idéer och förslag positivt.”
• “Jag känner mig bekväm med att ställa frågor, även när jag är osäker.”

Dessa frågor kan inkluderas i en enkät där medarbetarna betygsätter sina upplevelser på en skala.

Regelbundna teamutvärderingar

Skapa en vana att regelbundet reflektera tillsammans med teamet. Diskutera hur samarbetet fungerar och om det finns områden att förbättra för att öka tryggheten. Att låta teamet själva lyfta vad som fungerar och inte kan vara en kraftfull metod för utveckling.

De vanligaste hindren för att skapa psykologisk trygghet i sitt team

Det absolut största hindret för psykologisk trygghet är brist på kommunikation, där chefer och ledare inte är tillgängliga för sina anställda eller inte visar att de bryr sig om deras välbefinnande.

En annan faktor är en rädsla för konsekvenser, där anställda inte vågar ta risker eller uttrycka sina åsikter av rädsla för att bli kritiserade eller dömda.

En tredje faktor som kan hindra bygget av psykologisk trygghet är den hierarkisk arbetsmiljön som tack och lov är på utdöende. Om medarbetarna inte upplever att de har inflytande eller kan påverka sin arbetssituation försvinner motivationen.

En faktor som kan hindra skapandet av psykologisk trygghet är den hierarkisk arbetsmiljön som tack och lov är på utdöende.

Vi på Stardust brukar ge våra deltagare på ledarprogram i uppgift att varje vecka ge minst fem konstruktiva feedbacks till sina medarbetare (alltså inte bara en klapp på axeln utan en väl genomtänkt konstruktiv feedback). Det är förvånande hur svårt det är och hur ofta de på fredag lunch kommer på att de bara lyckats med en …

Tecken på bristande psykologisk trygghet i team

Att identifiera bristande psykologisk trygghet i ett team är avgörande för att kunna vidta åtgärder och förbättra arbetsmiljön. Här är några vanliga tecken på att psykologisk trygghet saknas:

• Tystnad under möten: Medarbetare undviker att dela idéer eller ställa frågor av rädsla för att bli kritiserade eller förlöjligade.

• Undvikande av risker: Teammedlemmar håller sig till säkra och beprövade metoder istället för att föreslå innovativa lösningar, vilket kan hämma kreativitet och innovation.

• Brist på feedback: Det finns en ovilja att ge eller ta emot konstruktiv kritik, vilket kan leda till stagnation och missade möjligheter till förbättring.

• Skylla på andra: När misstag uppstår läggs skulden på individer snarare än att se det som en möjlighet för teamet att lära och växa tillsammans.

• Låg engagemangsnivå: Medarbetare visar bristande intresse för teamets mål och projekt, vilket kan påverka produktiviteten negativt.

Att vara uppmärksam på dessa tecken kan hjälpa dig som ledare och ditt team att vidta nödvändiga åtgärder för att skapa en mer trygg och stödjande arbetsmiljö.

Vill du fördjupa dig i forskningen?

Det finns flera studier som har undersökt psykologisk trygghet och dess positiva effekter på arbetsplatsen. En av de mest kända studierna är Googles Project Aristotle, som fokuserade på vad som gör ett team framgångsrikt. Studien visade att psykologisk trygghet var den viktigaste faktorn för ett framgångsrikt team, före faktorer som kompetens och prestation.

Hur gick Google sen tillväga för att sprida framgångsreceptet i hela organisationen?

Jo, man började med att redovisa resultatet av studien för de (då 51 000) anställda. Bara genom att visa data och statistik som bevisade att psykologisk trygghet skapar bättre resultat legitimerade man behovet och ökade den interna förståelsen. Och nyfikenheten.

Medarbetarna fick en gemensam plattform och ett gemensamt språk att jobba med. Man blev konkret helt enkelt. Google uppmuntrar nu alla team att regelbundet diskutera normer och värderingar och att lära känna varandra bättre som individer och inte bara som arbetskollegor.

En annan studie från Harvard Business Review visade att psykologisk trygghet kan leda till ökad innovation, bättre prestation och minskad personalomsättning. Studien konstaterade också att chefer som skapar en trygg arbetsmiljö kan få en konkurrensfördel på marknaden.

 

Så, för att summera. Genom psykologisk trygghet kan chefer och ledare bidra till att skapa en trygg arbetsmiljö där anställda känner sig bekväma att uttrycka sina åsikter och ta risker utan rädsla för negativa konsekvenser – kanske den viktigaste ledaruppgiften idag.

Behöver du hjälp med att arrangera en workshop, träna på hur man ger feedback på rätt sätt eller hanterar konflikter hjälper vi dig gärna. Det är vi på Stardust Consulting experter på.