Att samarbeta på rätt sätt är nyckeln till en effektiv och produktiv arbetsplats. Men hur gör man det? Vi har forskningen och tipsen för att undvika vanliga fallgropar och uppnå gemensamma mål genom att samarbeta effektivt på arbetsplatsen.
Först, varför kan det vara så svårt att samarbeta?
De värdeskapande, unika och fantastiska möjligheterna med samarbete är väl dokumenterade. Den som varit med om bra samarbete beklagar sällan detta, och de flesta skulle sannolikt definiera ”samarbete” som ett ord med positiv klang och som medför stora värden till, ja – utgör en förutsättning för, organisationers förmåga att leverera och utvecklas. Varför uppstår det då inte gott och välfungerande samarbete oftare än vad det gör?
Påtagligt ofta hör vi på Stardust negativa uttryck som ”möteshysteri”, ”brist på verkstad”, ”tidsbrist” och negativa uppfattningar om ”konsensuskultur.” Samarbete blir något som anses och i realiteten stjäl tid, tar energi och bidrar till ökad belastning.
Påtagligt ofta hör vi på Stardust negativa uttryck som ”möteshysteri”, ”brist på verkstad”, ”tidsbrist” och negativa uppfattningar om ”konsensuskultur.”
Samarbete i praktiken – inte helt lätt
Så, låt oss gräva ner oss lite i detta. Tänk dig en samarbetsuppgift som på pappret låter både tydlig och enkel – som att tillsammans ro en båt i hög hastighet, rakt fram. Det låter ju enkelt, eller hur? Men när du börjar ro inser du att det kräver justeringar, övning och inte minst kommunikation.
I just detta scenario är förutsättningarna fördelaktiga – målen är tydliga, rollerna är tydligt definierade och det finns omedelbar feedback i form av båtens fart och riktning. Men att göra detta till en lyckad samarbetsupplevelse är ändå inte helt lätt.
Utmaningen i båten blir att hantera feedback, att lösa konflikter och att hantera den där gnagande irritationen när någon inte gör som ni kom överens om. Det kan också handla om att våga prova nya sätt att ro för att få båten att gå snabbare och rakare. Allt detta är viktiga delar av samarbetet. Så, även om det kan verka enkelt till att börja med, finns det mycket att lära och utveckla längs vägen.
Samarbeten som kräver högre kognitiv ansträngning, där det saknas ett facit på vad som är rätt, blir omedelbart mer utmanande. Där finns också större risk för oklarheter och det kan bli svårt att uppfatta effekterna. Dessutom öppnas fler dörrar för att undvika samarbete, eller helt enkelt – att strunta i det.
Ska vi samarbeta fastän vi inte vill?
Att låta bli att samarbeta låter intellektuellt som ett dåligt alternativ. Vi människor är dock påtagligt rationella och vi undviker risker och faror och upprepar helst bara sådant som gett oss belöning.
Samarbete handlar om att hantera konflikter, föra dialog med någon som har en annan kommunikationsstil än du, utföra den otroligt jobbiga handlingen ”tänka om”, hantera känslor, visa sin okunskap, förklara den egna ståndpunkten, och så vidare. De identifierbara och erfarenhetsmässigt grundade farorna kan mycket väl väga tyngre än de potentiella vinsterna och belöningarna.
Att låta bli att samarbeta låter intellektuellt som ett dåligt alternativ. Vi människor är dock påtagligt rationella och vi undviker risker och faror och upprepar helst bara sådant som gett oss belöning.
För att samarbete ska komma till stånd behöver vi alltså öka förståelsen för värdet av den insats det innebär, samtidigt som vi försöker minska (de upplevda) riskerna, samt att förtydliga den gemensamma förståelsen för förutsättningarna som ska gälla.
Forskning om samarbete på arbetsplatsen
Det finns mycket att luta sig mot för att få råd kring vad man ska tänka på för att få samarbete eller team att fungera, allt från gedigen forskning till välgjorda undersökningar. Exempel är ”Wisdom of the crowds”, Google’s Aristotelseprojekt, Amy Edmonsons forskning om tillit, Patric Lencionis ”dysfunctions”, Susan Wheelans forskning om effektiva team, David Maisters ”Tillitsekvation” och mycket mer. Även Design Thinking och Agila arbetssätt ger flera erfarenhetsmässigt underbyggda insikter om hur samarbete kan modereras och utvecklas. (Du som läser detta får gärna ösa på med tips … )
Några viktiga slutsatser man kan dra från forskningen är att det handlar om att förstå och kommunicera kring uppgiften, arbetssätten och varandra. Det kan låta enkelt och avfärdas som ”sunt förnuft”. Men om så vore skulle nog fler samarbeten fungera bättre. Nycklarna ligger i att ta de frågorna på allvar, att hantera dem tillsammans samt att återkomma till och vidareutveckla dem.
Att hantera uppgiften handlar om att skapa tydlighet i ”vad”. Vi tenderar att se på saker på olika sätt och vi har olika förståelse och tolkningar runt orsak, sammanhang, verkan och betydelse.
Att hantera arbetssätten handlar om ”hur” – att sätta spelregler, vara överens om förväntningar, vara överens om vad samarbetet behöver nu, möten och andra rutiner, förtydliga och öva på hur vi pratar och kommunicerar, osv.
Att hantera varandra handlar om ”vem” – att förstå varandra trots olikheter, att bygga tillit, hålla varandra ansvariga, hjälpa varandra, återkoppla, osv. Det handlar om att balansera förmågor som att argumentera för sin åsikt, kunna ta in andras idéer och hur man ska agera för att skapa förståelse och visa att man lyssnar, osv.
Så, hur gör man? 9 tips till (rätt) samarbete på arbetsplatsen
Baserat på ovanstående och många års eget coachande av ledare, medarbetare och team har vi på Stardust stor ödmjukhet inför hur svårt det kan vara, men det har också gett insikt om hur mycket man faktiskt kan göra för att underlätta. Om samarbetet ska fungera eller inte handlar om en kombination av områden. Här kommer ”listan”:
- Se till att ni vet ”varför” ni ska samarbeta. Ordna övrigt efter det.
- Identifiera gemensamt mål och förväntningar på vad ni ska åstadkomma
- Sätt strukturer med gemensamma spelregler och förväntningar varandras roller och bidrag.
- Praktisera det ni kommit överens om och sätt reflektionstillfällen avsedda för att öva på detta (hålla varandra ansvariga, återkoppla, etc)
- Respektera och hantera samtalsmönster genom att till exempel återkomma till spelregler och genom reflektion kring vad ni kan göra bättre
- Håll ordning på var ni är i processen och driv den framåt. Problemdefinition, idégenerering, beslut och genomförande kräver olika typer av bidrag
- Låt tilliten växa genom att vara trovärdiga, pålitliga, investera i samarbetet och återkomma till de gemensamma målen
- Våga vara öppen med svårigheter och frågor
- Visa att du lyssnar och var beredd att ändra dig
… också några fallgropar kring samarbete
Kliver du in i ett samarbete med full entusiasm? Det är ett fantastiskt första steg, men det finns några fallgropar du behöver vara uppmärksam på. Från bristande kommunikation till otydligheter i roller och ansvar, här är några saker att hålla ett öga på.
Bristande kommunikation: Inte minst när vi tror vi förstår och har samsyn men inte har stämt av – ”assumption is the mother of all fuck-ups”.
Tappa processen: Om man tillåter sig att backa tillbaka till nya problemställningar, nya idéer osv. Alternativt gå för fort fram. Det finns ingen gyllene regel, men ni måste hålla koll på processen, tidsplanen och att ni är överens om var ni är i den.
Tänka för långt: Ju längre och utförligare man själv bearbetat något och därmed kommit längre i frågan än andra, ju svårare kan det vara att ta in andras förslag med risk för tappat engagemang och felaktiga begränsningar.
Glömma intressenterna: Det är lätt att jobba på och gå vidare och samtidigt glömma bort andra som måste involveras, informeras eller som har avgörande inspel.
Oklarheter i roller och ansvar: Det är lätt att kliva in med entusiasm och goda avsikter. Och många vill vara med i början och det är viktigt att snabbt komma överens om förväntningar och vad som faktiskt är möjligt att ta av andras tid osv.
Bristande feedback: Att inte ge eller ta emot feedback kan leda till att problem inte blir lösta och att arbetsmiljön försämras.
Fel arbetssätt och frågeställning: Bjud in till samarbete anpassat till situationen. Bjud inte in till samskapande eller idégenerering om beslut redan är fattat eller tid inte finns för involvering.
Att navigera genom olika samarbeten är en utmaning, men med rätt verktyg, insikter och förståelse, blir resan betydligt enklare. Kom ihåg att varje samarbete är unikt, vilket gör att det krävs justeringar och anpassningar. Men genom att fortsätta lära, utvecklas och sträva mot tydlighet och ömsesidig förståelse, kommer du att uppleva det stora värdet av (rätt) samarbete på arbetsplatsen.
