Medarbetarsamtal har länge varit en central del av ledarskap, men många upplever att dessa samtal inte når önskat resultat. I en arbetsmiljö som ständigt förändras krävs det mer än några få samtal per år för att hålla medarbetarna engagerade. I denna artikel utforskar Charlotta Wikström varför traditionella metoder ofta brister och hur du som ledare kan införa moderna strategier för mer engagerade och produktiva samtal.
Ett medarbetarsamtal – ibland kallat utvecklingssamtal – är traditionellt ett planerat möte (oftast årligen) där chef och medarbetare diskuterar prestation, måluppfyllelse och framtida utveckling. Det är tänkt att vara ett forum för feedback åt båda håll och för att sätta nya mål framåt.
Det traditionella medarbetarsamtalet, inklusive PU-samtal och utvecklingssamtal, har blivit en alltmer föråldrad metod för att utveckla medarbetare i dagens snabbt föränderliga och komplexa arbetsmiljö.
När kraven på snabb anpassning är höga räcker det inte längre med att interagera genom enstaka samtal en eller två gånger per år. En modern ledares viktigaste framgångsverktyg är den kontinuerliga kontakten med medarbetarna för att kunna stötta och utveckla dem i linje med deras och företagens behov. För att underlätta krävs en verktygslåda med några enkla modeller som ni får förslag på lite längre ner.
Varför traditionella medarbetarsamtal brister
Trots sina goda intentioner misslyckas medarbetarsamtal ofta på grund av otydliga mål och brist på kontinuitet. Enligt en undersökning från Gallup känner sig bara 14 % av medarbetare engagerade efter ett årligt samtal. Det säger en del om det utbredda missnöjet med hur dessa samtal traditionellt fungerar.
Fördröjning av viktig information
En stor risk med att förlita sig på glesa schemalagda medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal är att chefer har en tendens att skjuta upp viktiga diskussioner till dessa formella möten. Det i sin tur kan leda till att problem inte hanteras i tid. Ett mycket vanligt exempel är när en nyckelmedarbetare plötsligt säger upp sig. Med regelbunden kommunikation och feedbacksamtal bygger man förtroende och en uppsägning ska inte komma som en överraskning om det har fungerat.
Brist på anpassning
Eftersom förändringar sker så snabbt idag blir formella utvecklingsplaner snabbt blir inaktuella i en värld som kräver ständig kompetensutveckling och omställning. Det krävs mer dynamiska metoder för att hålla takten med både medarbetarnas och organisationens behov. Brist på kontinuerlig feedback som alla medarbetare efterfrågar leder också till att de inte känner sig sedda och stöttade för att kunna förändra sina beteenden i realtid.
Tidskrävande och ineffektivt
Sist men inte minst är det ytterst få – om några numera – chefer som uppskattar all den administration och tidsåtgång som ett traditionellt medarbetarsamtal kräver. Generella mallar som inte passar alla ska fyllas i och analyseras av en HR-funktion.
Det finns numera mycket forskning på området som visar att medarbetarsamtal till och med kan ha en negativ inverkan för alla inblandade. Det finns en uppmärksammad undersökning från Deloitte där man helt enkelt slutade med medarbetarsamtal globalt inom organisationen. Det sparade dem både tid och pengar och gav nöjda medarbetare och chefer.
Tips för att lyckas med medarbetarsamtalet
Om din organisation fortfarande genomför årliga medarbetarsamtal finns det sätt att göra dem mer givande:
- Förbered er båda två. Både chef och medarbetare bör komma väl förberedda. Gå igenom årets händelser, prestationer och utmaningar i förväg. En tydlig agenda med frågeställningar gör att samtalet blir fokuserat.
- Öppen dialog. Låt medarbetaren komma till tals så mycket som möjligt. Ställ öppna frågor och lyssna aktivt. Samtalet ska vara en dialog, inte ett förhör.
- Tydliga mål och uppföljning. Avsluta mötet med att tillsammans sätta upp några konkreta mål eller handlingspunkter. Boka även in hur ni ska följa upp dessa – till exempel genom ett kort uppföljningsmöte om tre månader. På så vis blir medarbetarsamtalet inte en isolerad händelse utan startpunkten på en kontinuerlig utvecklingsprocess.
Obs! Lönesamtal tas ofta separat – medarbetarsamtalet bör fokusera på utveckling och feedback, inte löneförhandling.
Effektiva alternativ till medarbetarsamtal
Vad finns det för alternativ till de traditionella medarbetarsamtalen, PU-samtalen eller utvecklingssamtalen? Här får du några väldigt konkreta tips som du kan börja med redan i morgon.
Regelbundna feedbacksamtal som ersättning för medarbetarsamtal
Ge feedback varje dag. Bestäm dig för att varje dag ge till exempel tre konstruktiva feedback (alltså inte klappar på axeln utan genomtänkta och framåtriktade). Det är svårare än du tror och jag vet många chefer från mina utbildningar som vid veckans slut fortfarande har 14 stycken kvar att ge!
Verktyg som one-on-one-samtal (en slags coachande medarbetarsamtal i miniformat) eller veckovisa uppföljningar gör det möjligt för dig som ledare att snabbt adressera problem och skapa en kontinuerlig dialog. Detta hjälper dig att hålla feedbacken relevant och knyta den till medarbetarens dagliga arbete.
Regelbundna check-ins med RIK
Regelbundna check-ins. Samla teamet varje vecka i så kallade RIK samtal.
a. Resultat – vad ska ni uppnå i veckan som kommer?
b. Insats – vad behövs för att lyckas?
c. Kompetens – har ni den kompetens som krävs för att lyckas?
Buddies och mentorer
Se till att alla medarbetare har en buddy eller mentor internt som de kan föra mer informella samtal med. Det stärker banden i teamet och ger medarbetarna en konstant källa till stöd och inspiration. Du som chef ger förutsättningar och ansvarar för att de blir genomförda.
Bygg tillit med ett modernt ledarskap
För att säkra medarbetarnas kompetensutveckling på lite längre sikt är det absolut viktigaste att du som ledare bygger nära relationer och tillit med dina medarbetare och att du sätter deras behov av professionell och personlig utveckling i främsta rummet. Så ska en modern ledare agera.
För att skapa mer engagerande samtal och kontinuerlig utveckling i arbetsplatskulturen är det också viktigt att ledare anammar moderna tillvägagångssätt. En sådan strategi kan vara coachande ledarskap, där chefen fungerar som en mentor som hjälper medarbetare att nå sina mål och lösa problem självständigt.
Så förnyade Adobe medarbetarsamtalet
2012 skrotade Adobe sina traditionella medarbetarsamtal och årliga prestationsutvärderingar. Varför? För att årliga utvärderingar med betyg och formaliteter gjorde medarbetarna mer stressade än motiverade. Så de testade något nytt: ett system de kallade “Check-in”.
Istället för att spara all feedback till ett stort möte en gång om året, började chefer och medarbetare prata löpande. Inga betyg, inga poäng. Bara samtal kring mål, hinder och hur man kan göra jobbet bättre – både som individ och som team.
Plötsligt blev folk mer engagerade. De kände att de hade en riktig röst i sin egen utveckling. Resultatet blev högre prestationer och färre som slutade på företaget. Det är intressant hur något så enkelt som att prata oftare kan göra en så stor skillnad.
Det är tydligt att traditionella medarbetarsamtal inte riktigt håller måttet längre. Istället kan regelbunden kommunikation och mer flexibla metoder göra stor skillnad. Vi på Stardust finns här för att hjälpa er med just detta. Hör av dig till oss så hjälper vi dig att komma igång!
Charlotta Wikström har över 25 års erfarenhet av ledarskap och organisationsutveckling i operativa och strategiska roller, bland annat som Senior Vice President HR i Eniro-koncernen. Hon har hjälpt företag att utveckla moderna arbetssätt där medarbetarsamtal ersätts av kontinuerlig dialog och hållbar feedback. Som författare till *Vinnande Mentorskap* och flitigt anlitad föreläsare inom ledarskap och mentorskap brinner hon för att skapa arbetskulturer där medarbetare trivs, utvecklas och presterar på topp.
