Bygg en modern rekryteringsprocess: 8 tips för att lyckas

I en tid där snabba förändringar och digitalisering styr spelreglerna, hur kan företag säkerställa att de rekryterar rätt? När 30% av chefsrekryteringar misslyckas måste vi förstå orsaken. I den här artikeln visar Charlotta Wikström och Christine Martin hur lösningen ser ut.

För det handlar inte bara om att hitta någon med rätt kompetens. Det handlar om tajming, förväntningar, kultur och kommunikation. Och om att skapa ett flöde där varje steg bygger förtroende – både internt och för kandidaten.

I den här artikeln delar vi med oss av åtta konkreta steg som hjälper dig att bygga en modern, träffsäker och mänsklig rekryteringsprocess. En process som håller hela vägen – från första behovsanalys till onboardingens sista dag.

Rekryteringsprocessen – steg för steg

Rekryteringsprocessen – alltså vägen från behovsanalys till onboarding – är något de flesta organisationer har på plats. Ändå går det fel så ofta. Varför? För att processen sällan är så genomtänkt som vi tror.

Här är några av de vanligaste stegen i en rekryteringsprocess:

• Behovsanalys och kravprofil

• Annonsering och synlighet

• Urval och intervjuer

• Referenstagning och bakgrundskontroller

• Anställningserbjudande

• Onboarding och introduktion

I den här artikeln delar vi med oss av åtta konkreta steg som hjälper dig att bygga en modern, träffsäker och mänsklig rekryteringsprocess. En process som håller hela vägen – från första behovsanalys till onboardingens sista dag.

Men innan vi går in på hur – låt oss titta närmare på varför så många rekryteringsprocesser fortfarande misslyckas, och vad som krävs för att faktiskt göra rätt från början.

Rekrytering som strategisk förmåga

Ja, som vi nämnde så misslyckas minst 30% av alla chefsrekryteringarna. Orsak? Otillräckliga behovsanalyser, oförmåga att söka kandidater utanför komfortzonen och tröga rekryteringsprocesser. I en värld där teknik och affärsstrategier utvecklas snabbare än någonsin, blir rätt ledarskapsrekrytering kritisk för innovation och konkurrenskraft.

För att företag verkligen ska träffa rätt, behöver både ledning och styrelse insikt i hur en modern rekryteringsprocess bör se ut. Visst, AI-baserade tester är viktiga, men det verkligen avgörande är att se kvalificerad rekrytering inte bara som en process, utan som en avgörande strategi för framgång.

I en snabbt föränderlig, digitaliserad värld krävs det att företag ständigt anpassar sina kompetensbehov och företagskultur för att locka framtidens talanger. Ändå ser vi att många företag inte ger rekrytering den uppmärksamhet den förtjänar, med kostsamma följder som resultat, inte bara monetära.

Innovationskraft: En ovärderlig kompetens som ofta förbises

En central förmåga som ofta glöms bort i behovsanalyser är innovationskraft. Detta trots klara bevis: företag som satsar på innovation visar enligt BCG en överavkastning på över 3% per år under de senaste två decennierna. Ändå glöms innovationskapacitet ofta bort när vi rekryterar toppchefer och nyckelpersoner.

Ökad omsättning bland VD:ar kan vara ett tecken på förändrade krav. Företag förväntar sig mer av sina ledare i denna dynamiska era. Det understryker vikten av en noggrann analys av vilka personlighetsdrag, erfarenheter och kompetenser som krävs. Det handlar inte bara om att hitta rätt kandidat, utan att skapa den perfekta matchningen för uppdraget.

Bortom det bekanta nätverket

Rekryteringar borde inte vara begränsade till snäva nätverk. Att ständigt vända sig till det bekanta, antingen av rädsla eller lathet, hindrar oss från att tänka nytt. En stor bov i dramat är tidsbristen, eller snarare känslan av den. Genom att försena feedback går många toppkandidater miste. Interna processer är ofta för trögrörliga, delegerade till individer utan direkt ansvar. Med en ny generation som förväntar sig omedelbar respons, är detta en missad möjlighet.

Sverige brottas också med åldersdiskriminering och en föråldrad uppfattning om kompetensuppbyggnad. Varför nyttjar vi inte erfarenhetens värde mer? Beslutsförmåga och sunt förnuft är ovärderliga egenskaper, särskilt i tider som kräver snabba beslut.

Den verkliga kostnaden av felrekryteringar

Kostnaden för felrekryteringar är hög. En missad rekrytering av en mellanchef kan kosta upp till 1 miljon kronor – en summa som sällan syns i ekonomiska rapporter där rekryteringsrelaterade KPIer ofta saknas helt. Men kostnaden stannar inte vid pengar. Den sträcker sig till produktivitetsförluster, inlärnings- och upplärningskostnader, marknadsföring, konsultarvoden och mycket mer. Ännu värre, det skadar företagskulturen; motivation sjunker, arbetsbelastning ökar vilket leder till dålig stämning och lägre tempo. Och det kan man inte sätta en prislapp på.

Men allra värst är den affärsmässiga badwill som dåliga rekryteringar leder till. Kund och affärsrelationer påverkas, affärsmöjligheter går i stöpet och förtroendet och ryktet skadas. När en kandidat ”misshandlas” i en seg och oprofessionell rekryteringsprocess sprids detta missnöje som en löpeld.

Ett företag vi mötte hade felrekryterat två nyckelroller på ett år. Resultatet? Missade affärer, interna slitningar och – efter uppsägning – ytterligare rekryteringar. Kostnad: över 1 800 000 kr och mycket förlorad energi.

8 steg till en framgångsrik och modern rekryteringsprocess

För att vända trenden föreslår vi på Stardust:

Gå från traditionell till modern rekrytering

Använd nya metoder och kanaler, forskningsbaserade urvalsmetoder, moderna digitala plattformar och nätverk för att nå en större och mer varierad kandidatgrupp. Gör kulturmatchningsanalyser, rollspel och AI-baserade tester och inte minst mer sofistikerade bakgrundskontroller.

Lägg mer tid på behovsanalys och kravspecifikation

En bra behovsanalys kräver engagemang och samsyn från ledning och styrelse när det gäller rekrytering av chefer och nyckelpersoner – de som bäst förstår företagskulturen och framtida behov. Alltför ofta stöter vi på kravspecifikationer som känns slentrianmässigt sammansatta, nästan som önskedrömmar, och som beskriver individer med motsägelsefulla kompetenser och personlighetsdrag. Överväg att skapa ett rekryteringsråd med varierande kompetenser och erfarenheter från olika delar av verksamheten för en mer balanserad och tillförlitlig bedömning.

Sök utanför boxen – det finns fler guldkorn där ute

All forskning visar att företag med diversifierad arbetskraft är mer lönsamma och innovativa än de utan. Men steget från teori till praktisk handling kan vara långt och obekvämt. Många är rädda för att testa nya lösningar och möta kandidater från andra kulturer och sammanhang. Genom att aktivt sträva efter mångfald och inkludering i urvalet kan företagen dra nytta av olika perspektiv och erfarenheter vilket främjar kreativitet, problemlösning och innovation. Våga välja annorlunda och utmana dolda fördomar. Det lönar sig.

Modern urvalsprocess – struktur framför magkänsla

En modern rekryteringsprocess kräver också ett modernt sätt att välja – och välja bort. Det handlar inte om att krångla till det, utan om att göra smarta val tidigt. En strukturerad urvalsprocess hjälper dig att bedöma både kompetens och potential på ett sätt som faktiskt håller.

Det finns gott om verktyg att använda: kompetensbaserade intervjuer, tester med hög validitet, scenarioanalyser och andra metoder som fokuserar på verklig kapacitet i stället för magkänsla. För handen på hjärtat – magkänslan är grovt överskattad. Den bekräftar ofta våra fördomar mer än den hjälper oss att hitta rätt.

Samtidigt utvecklas tekniken snabbt. Många företag testar idag AI-stödda urval, där algoritmer hjälper till att matcha CV:n mot kravprofilen – utan att bias smyger sig in. Andra använder ATS-system för att hålla ihop hela processen och förbättra kandidatupplevelsen. Tekniken ersätter inte det mänskliga omdömet, men den kan förstärka det.

Ett konkret exempel: arbetsprover eller case ger ofta en betydligt mer rättvis bild av kandidatens faktiska förmåga än traditionella frågor. Det gör det lättare att se bortom yta och vana – och fokusera på vad kandidaten faktiskt kan bidra med.

Referenstagning och professionella bakgrundskontroller

För att bättre verifiera kandidaternas påstådda erfarenhet och färdigheter bör företag utveckla referenstagningen. Det är en konst i sig. Tyvärr är det så att när man vill bli av med underpresterare tenderar man att ge bättre referenser än vad som stämmer överens med verkligheten. Inte sällan ger referensgivaren skönmålad information. Gräv djupare för att bättre förstå vem kandidaten egentligen är och hur hen fungerar i olika situationer och miljöer.

Chefers roll i rekrytering

Lägg ansvaret för rekrytering av lednings- och nyckelfunktioner där det hör hemma. Utbilda chefer i hur man rekryterar och intervjuar på ett professionellt sätt och lägg inte slentrianmässigt över ansvaret på en HR-funktion. För vad kan vara viktigare? Ekonomiska mål i all ära men det är ju människor som ska säkerställa leveransen av sifforna.

Professionell onboardning

En framgångsrik rekrytering avslutas inte vid anställningstillfället. Att presentera en professionell och konkurrenskraftig onboarding kan vara avgörande för acceptansen av ett erbjudande. Mentorskap kan utgöra en del i onboardingen.

Våga tänka interim – snabbt och win-win

Interimslösningar är ett bra alternativ när det är bråttom. Det är ett bra sätt att testa varandra, både från företagets och kandidatens sida.

Så mäter du framgång i din rekryteringsprocess

Att mäta framgång i en rekryteringsprocess handlar om att säkerställa att den inte bara är effektiv utan också bidrar till långsiktig utveckling och lönsamhet för organisationen. Här är några viktiga nyckeltal att följa:

1. Time-to-Hire
   Detta mått visar hur lång tid det tar från att en tjänst annonseras tills en kandidat accepterar erbjudandet.

   • Varför det är viktigt? En snabb rekryteringsprocess minskar risken att förlora toppkandidater till andra erbjudanden.
   • Tips! Analysera var flaskhalsarna finns i processen, som långsam intervjubokning eller sena beslutsfattanden.

2. Candidate Satisfaction
   En bra kandidatupplevelse är avgörande för att bygga ditt arbetsgivarvarumärke. Fråga kandidater hur de upplevde processen, även de som inte blev anställda.

   • Varför det är viktigt? Missnöjda kandidater kan sprida negativa omdömen om ditt företag, vilket påverkar din förmåga att attrahera framtida talanger.
   • Tips! Använd korta enkäter efter avslutade processer för att få feedback på intervjuer, kommunikation och tydlighet.

3. Quality-of-Hire
   Detta mått visar hur väl den nya medarbetaren presterar och anpassar sig efter att de börjat.

   • Varför det är viktigt? Att anställa rätt person innebär inte bara att fylla en tjänst utan också att bidra till företagets framgång.
   • Tips! Samla in feedback från både medarbetarens chef och team efter 6 månader för att utvärdera hur väl kandidaten har levt upp till förväntningarna.

4. Retention Rate
   Följ upp hur länge nya medarbetare stannar kvar i organisationen. Höga avgångar kort efter anställning kan signalera problem i rekryteringen eller onboarding-processen.

5. Kostnad-per-Rekrytering
   Beräkna den totala kostnaden för rekrytering, inklusive annonsering, intervjutid och externa konsulter.

   • Varför det är viktigt? Effektivisering av processen kan minska kostnader utan att kompromissa med kvaliteten.

Genom att kombinera dessa nyckeltal kan du få en helhetsbild av din rekryteringsprocess och identifiera vilka delar som kan förbättras för att attrahera och behålla rätt talanger.

Vanliga misstag i rekryteringsprocesser – och hur du undviker dem

Även de bästa rekryteringsteamen kan göra misstag som påverkar både kandidatupplevelsen och företagets framgång. Här är några vanliga fallgropar – och hur du undviker dem:

1. Otydliga jobbannonser och kravspecifikationer
   Om det inte är klart vad tjänsten innebär eller vilka kompetenser som krävs, lockar du inte rätt kandidater. Ta dig tid att göra en detaljerad behovsanalys och involvera chefer i att skapa en tydlig kravspecifikation.

2. Att ignorera kulturell matchning
   Många fokuserar endast på tekniska färdigheter och glömmer bort hur viktigt det är att kandidaten passar in i företagets kultur. Inkludera frågor under intervjuer som handlar om kandidatens värderingar, arbetsstil och tidigare erfarenheter i team.

3. Långsamma processer
   En utdragen rekryteringsprocess kan göra att toppkandidater tappar intresset eller går vidare med andra erbjudanden. Skapa en tydlig tidsplan för varje steg och kommunicera den till kandidater. Se till att beslut tas snabbt efter intervjuer.

4. Bristande kommunikation
   Kandidater som inte får uppdateringar om var de befinner sig i processen kan bli frustrerade och lämna med ett negativt intryck. Använd automatiserade e-postverktyg eller dedikerade kontaktpersoner för att hålla kandidater informerade.

5. Övertro på magkänsla
   Beslut baserade på magkänsla riskerar att vara partiska och kan missa viktiga kompetenser. Använd strukturerade intervjuer och kompetensbaserade tester för att göra objektiva bedömningar.

6. Bristande onboarding
   Rekryteringen slutar inte när kandidaten skriver på kontraktet. Utan en genomtänkt onboarding kan du förlora medarbetaren snabbt. Ha en plan för de första 30, 60 och 90 dagarna, och se till att nya medarbetare får rätt stöd från start.

Genom att vara medveten om dessa fallgropar och vidta proaktiva åtgärder kan du skapa en rekryteringsprocess som inte bara attraherar rätt talanger utan också får dem att stanna.

Avslutande tankar – börja i rätt ände

I en värld som ständigt förändras har vi inte råd att stanna kvar i föråldrade rekryteringsmetoder. Människorna vi väljer att ta in i våra organisationer formar vår framtid. Med en modern, genomtänkt rekryteringsprocess kan företag inte bara undvika fallgropar, utan också säkerställa långvarig framgång och innovation. Det är människor som skapar värde och lönsamhet som syns i den ekonomiska rapporteringen. Inte tvärtom. Därför måste man börja i rätt ände. Behöver du hjälp? Kontakta oss på Stardust.

För mer specialiserade chefsrekryteringar och tillsättningar på ledningsnivå samarbetar vi med vår systerbyrå Stardust Search. De är experter på executive search och har lång erfarenhet av att hitta rätt ledare som både matchar rollen och stärker företagets strategi och kultur.