Hur kan vi hjälpa till?
Digitala vs fysiska möten.

Digitalt vs fysiskt möte? Insikter och tips från en inbiten mötesplanerare.

2020-10-13

Vilka är egentligen för- och nackdelarna med digitala möten? Att du slipper resvägen är givetvis uppenbart. Men några av de största fördelarna hade i varje fall inte jag tänkt på tidigare.

I mars konstaterade Sofie här på bloggen att det digitala är det nya normala. I linje med detta arbetade jag i förra veckan från landstället. Allt skulle ändå ske digitalt.

Mitt arbete består huvudsakligen av att ordna möten för allt från 10 till 300 personer kring ledarskap, företagskultur, nationell kultur, HR-strategier, med mera. På nolltid har vi ställt om alla dessa möten från fysiska till digitala.

Som sig bör när man är på landet tog jag mig i fredags lite tid för reflektion. Bland annat funderade jag på vilka är egentligen för- och nackdelarna med digitala möten, workshops och events.

Om vi börjar med det digitalas nackdelar:

  • Hittills har jag aldrig upplevt ett digitalt möte som kunnat återskapa det spontana samtalet vid kaffemaskinen där nya relationer utvecklas och kreativitet stimuleras.
  • Jag saknar också det oplanerade eftersnacket under AW:n, på väg till parkeringen eller på resan hem från mötet.

Vi kommer alltid att vilja träffas, vilket jag tror är uppenbart för de flesta efter snart åtta månader med covid-restriktioner.

Men fördelarna med det digitala mötet är ändå många och viktiga, så dessa vill vi kanske behålla också efter covid. Jag börjar med de mest uppenbara:

  • Ett digitalt möte behöver man inte resa till, vilket sparar tid, pengar och miljö. Och här finns dessutom vinster i hälsa och säkerhet: hur många har inte sömndruckna stigit in i en bil för att köra till ett långväga möte? Eller undvikit just detta genom att istället köra dit sent kvällen före?
  • Mötesarrangören sparar stora belopp i uteblivna kostnader för möteslokaler, fikapauser, måltider, AW, sociala aktiviteter och slutligen övernattningar (vilket är konferensanläggningarnas stora olycka!).

Sen finns en rad fördelar som i varje fall jag inte hade tänkt på tidigare:

  • Den största är, i min erfarenhet, att vi slipper det fysiska mötets tids- och rumsbegränsningar. Ett digitalt möte behöver inte genomföras på en, två eller tre dagar i sträck. Istället kan man sprida innehållet över en längre tid. Jag har numera tumregeln att ett 1-dagsmöte omsätts till tre stycken 3-timmars webbmöten som jag brukar köra med 1–2 veckors mellanrum. Dessa frekventa och korta möten är lättare att planera in för deltagare än heldagsmöten plus resor till- och från. Man kan alltid trycka in ett tre-timmars möte som inte kräver någon resa.

Jag har numera tumregeln att ett 1-dagsmöte omsätts till tre stycken 3-timmars webbmöten som jag brukar köra med 1–2 veckors mellanrum.

  • En positiv bieffekt är också att deltagarna då utsätts för mötets budskap under flera veckor istället för under endast en dag. Sannolikheten att de minns budskapet ökar kraftigt!
  • I bland annat zoom kan man dela upp deltagare i subgrupper som kan samtala i separata rum. Ställtiden för deltagarna att flytta sig från plenum till grupprummen är näst intill noll. Man kan därför under ett digitalt möte, mycket oftare än IRL, bryta formatet genom att skicka iväg deltagare i smågrupper för att kort därefter sammanstråla igen. Väl skött ger detta deltagarna mycket större möjlighet att aktivt delta, men också att knyta kontakter med nya personer.
  • För internationella möten finns ytterligare fördelar. Att sammankalla ett fysiskt möte med personer från olika världsdelar kräver ett par månaders framförhållning. Till ett digitalt möte kan man lika enkelt bjuda in deltagare från andra kontinenter som kollegan i rummet bredvid (men glöm inte tidszonerna!).
  • En liten krydda som jag har upptäckt är att man kommer hem till kollegor: i ett möte nyligen presenterade flera deltagare spontant sina hemma-arbetande barn för varandra och i ett annat möte förevisades plötsligt olika husdjur i en paus.
  • Slutligen är det lättare att kombinera det digitala mötet med ett privatliv. I Sverige innebär det att deltagare kan gå från mötet till innebandyträning eller bokklubb. Men utomlands har jag sett att det gör det möjligt för kvinnor att delta när de annars skulle haft svårt på grund av det oproportionerliga ansvaret de fortsatt bär för barnen och hemmet. Inför ett fysiskt flerdagarsmöte har jag sett kvinnor som måste laga mat för hela veckan eller till och med kalla in svärmor som stand-in. Nu gör i varje fall inte deltagandet i mötet deras liv svårare än det redan alltid är.

Inför ett fysiskt flerdagarsmöte har jag sett kvinnor som måste laga mat för hela veckan eller till och med kalla in svärmor som stand-in.

Så, när det är dags att återgå till kontoret, är det viktigt att vi behåller digitala möten där de ger mest värde.

Men vilka för- eller nackdelar ser du som jag inte har lyft?

Prenumerera på våra populära guider och inlägg om Talent Management

Stardust Consulting Birger Jarlsgatan 33, 2 tr, 111 45 Stockholm
070-515 49 83 info@stardustconsulting.se

Stardust Consultings vision är att bli Sveriges mest uppskattade Talent Management-konsulter. Vi på Stardust Consulting hjälper företag och organisationer att få till ett effektivt Talent Management. Med det menar vi hur man på ett strukturerat sätt attraherar, utvecklar och engagerar rätt medarbetare.

Pin It on Pinterest