Härom veckan blev jag intervjuad i DN på temat hur man undviker trista möten. Det är ju alltid lite stort att vara med i Sveriges största tidning, det får ett ganska stort genomslag och många har hört av sig med positiva kommentarer. Tack för återkopplingarna.
En intressant detalj angående den rubriken är att den inte handlar om hur man skapar mer effektivitet, utan hur man undviker det trista. Jag tror det är en bra vinkel och att det i sig kan innebära en effektivitetsökning. Att undvika det trista är mer än en barnslig attityd att inte vilja ha det tråkigt. Att undvika ”trist” handlar om att istället söka energi, engagemang och meningsfullhet. Varför? Jo, det är i sådana sammanhang som vi mår bra, är uthålliga och kommer på de kreativa lösningarna. Med stort fog kan man säga att ”inta ha det trist” är effektivt från ett kvalitativt perspektiv och i längden sannolikt även ekonomiskt.
Parallellerna är stora mellan vad som får ett team att fungera väl och vad som får ett möte att fungera väl. Det går i sin tur tillbaka till vad som skapar motivation. Till att börja med kan man smaka på ordet ”meningsfullt” som kontrast till ”trist”. Här kommer en one-liner: ”Ska det vara meningsfullt så måste det finnas en mening – annars är det bara fullt”. Det ligger en hel del i det. Ska vi känna motivation så behöver vi förstå meningen eller avsikten med helheten och vad som är meningen/avsikten/förväntan med mitt bidrag.
Tips nummer ett för meningsfulla möten är därför att prata om syfte och mening med mötet, om hur den meningen kan uppnås och reflektera kring vad som krävs och förväntas av dig i den roll du har på möten. För nya möten är det viktigt att ta tid för detta och det gäller även punkter man tar upp under ett möte. Över tid utvecklas grupper och situationer förändras. De mötesstrukturer och former ni har är ofta ett arv och behöver med viss regelbundenhet utvärderas utefter vilket syfte de ska fylla och vilket syftet är med deltagande och vad det innebär för var och en som är med.
Nästa tanke utgår från att samtliga möten handlar om utbyte. Även föreläsningar eller informationsgenomgångar. Avsikten är ju att det ska hända något hos deltagarna, att information som tas emot omvandlas till förståelse. Ofta vill vi att kunskap och erfarenhet från flera personer ska mötas och bygga något större. Det ställer krav på samtalet. Efter artikeln har många gillat kommentaren om att ”prata om hur man pratar”. Om det är något jag har insett så är det behovet av detta och det finns mycket att prata om. Vi har alla olika behov av bekräftelse, att höras, att behöva tänka efter och vi använder olika kroppsspråk, tonlägen osv.
Tips två för meningsfulla möten är därför att prata om hur ni pratar. Bekräftar ni att ni har förstått varandra innan ni går vidare? Hur fungerar er humor? Teorin om SAVI är en intressant utgångspunkt som kompletteras med samtal om kroppsspråk, tonläge osv. Det kanske viktigaste jag har tagit till mig från SAVI är att man alltid har ett val att göra som påverkar hur samtalet fortsätter. Min strategi behöver inte vara att leda varje samtal till integration och samarbete, men om jag vill det så finns det uttryck som leder samtalet dit.
En tredje tanke utgår från att möten som du har på jobbet har, som tidigare nämnts, ofta någon typ av problemlösande karaktär. En problemlösningsprocess eller ett skapande har ett antal olika faser. Typ såhär:
Problemidentifiering -> problembeskrivning -> involvering i problemet -> skapande av möjliga lösningar -> identifikation av kriterier för beslut av lösning -> beslut -> plan för genomförande – > genomförande – > uppföljning.
När vi pratar om meningsfulla möten så är det viktigt att förstå:
- var i processen man är
- var de övriga har sin energi, dvs var de ofta tenderar att vara och lägga sin tid
Risken är annars stor att du t.ex. kommer med inspel rörande möjliga lösningar när processen gått över till planering av genomförande. Det kanske inte låter så farligt, men en oskyldig och kreativ idé som skulle tagits emot väl i idéfasen, kan uppfattas som kritiserande när man kommit till genomförandefasen. Som personer tenderar vi att gilla olika delar i problemlösningsprocessen olika mycket.
Tips tre för meningsfulla möten är därför att prata om var ni är i problemlösningsprocessen och att försöka förstå var du och de övriga gillar att vara. Att prata om var man befinner sig och vilka behov man har av att röra sig framåt, vara kvar, backa osv i processen så att det är tydligt för alla.
Ämnet är i det närmaste outtömligt. Med stor sannolikhet kommer antalet möten och mängden människor vi behöver interagera med öka, inte minst när vi anpassar oss till VOKA. Vilka är dina tankar om meningsfulla möten?
