Hur kan vi hjälpa till?

Så utvecklar du effektiva team

2020-09-17

Vad har effektiva team gemensamt, och vad är det som gör att vissa team lyckas? Ett team som är på topp når höga höjder – de når sina mål, skapar lönsamhet, har roligt tillsammans och inspireras av teamets prestationer. Men vad är det som definierar och skapar ett effektivt och framgångsrikt team? Vi går igenom nycklarna.

Vad är ett effektivt team?

Ett effektivt, väl fungerande eller framgångsrikt team är en grupp som jobbar mot ett eller flera gemensamma mål och som har förmåga att få saker gjorda på ett bra sätt samtidigt som medlemmarna mår bra över tid.

Vad som definieras som bra är en bedömning som får göras av teammedlemmarna samt de intressenter teamet har. Det är viktigt att det finns ett beroende mellan medlemmarna där de behöver varandra för att lösa uppgiften på ett bra sätt. Många team går bort sig i just detta – det ömsesidiga beroendet och vad som är gemensamt i uppgiften är inte tydligt.

Teamutveckling och covid-19

Vikten och komplexiteten i att jobba tillsammans är central i en organisation. Det är något väldigt grundläggande mänskligt i detta men som också för med sig flera utmaningar. Mycket som vi tagit för givet eller ibland slarvat med har under tiden med covid-19 blivit än mer uppenbart. Just de viktiga aspekterna kring samarbete i team och utveckling av team lyfter vi fram i denna guide.

Utmaningar inom team

Teamwork är något vi brukar prata om som något positivt och vi har ofta en intuitiv känsla av vad det innebär. Att ett team ska bli väl fungerande eller effektivt är dock ingen självklarhet. Tvärtom kan team ofta fatta sämre beslut än vad individen gör på egen hand.

Inom teamforskningen finns kända uttryck som såsom Groupthinking och the Common knowledge effect. Groupthinking innebär att gruppens medlemmar avstår från att komma med invändningar som en följd av att de värderar stämningen och tillhörigheten i gruppen högre än vikten av sina egna åsikter och frågor. The Common knowledge effect beskriver hur grupper ägnar mer tid och energi åt sådant som redan är känt, snarare än att ta in ny information som kan få gruppen att fatta bättre beslut.

Guide om effektiva team

Ta med dig guiden om team!

Ladda hem här

Varför jobba i team?

  • Vi behöver jobba i team eftersom kraven på specialisering, innovation och hastighet ökar i vår omgivning. Den kunskapsnivå, grad av nytänkande och tempo som är nödvändigt idag är ofta inte möjligt att klara utan samarbete och arbete i team.
  • Team kan tillfredsställa många av de behov vi har som människor, som att bli sedd, att kunna utvecklas, känna tillhörighet och trygghet.
  • Teamarbete skapar grit, vilket innebär ungefär uthålligt jävlar anamma, det vill säga att man inte ger upp vid motgångar utan fortsätter sträva framåt. När personer med grit stöter på hinder hittar man nya vägar och lär sig av misstag. I ett välfungerande team med tydlig målbild hjälper deltagarna varandra att hitta nya vägar, lösa problem och hålla energin uppe.
  • Teamarbete kan främja Growth Mindset, det vill säga förmågan att se sig själv som utvecklingsbar och att acceptera att ”jag kan inte allting – än”. Growth mindset innebär att vara beredd att prova, lära sig, och ta till sig nya synsätt.
    I välfungerande team finns den inbyggda tilliten som krävs för att individerna ska våga och kunna kliva utanför sin comfortzon och utmana sig själva och varandra.

Teamarbete skapar grit, vilket innebär ungefär uthålligt jävlar anamma, det vill säga att man inte ger upp vid motgångar utan fortsätter sträva framåt.

Är man ett effektivt team eller blir man ett effektivt team?

Det tar tid att utvecklas som grupp och att gå från att jobba samtidigt till att jobba tillsammans. Teamet behöver lära sig hantera konflikter och utveckla tillit till varandra. Det tar tid att utveckla detta.

Att förstå varandras styrkor och svagheter i förhållande till en uppgift och varandra tar också tid. Tid tillsammans är alltså en viktig aspekt. Många team uppstår och skapas dock för ett kortare projekt eller enstaka uppgifter och vi vill ju att teamet ska fungera så väl som möjligt under hela dess existens. Som medlemmar och ledare för team, eller som teamutvecklare, är vår uppgift att aktivt bidra till att teamet fungerar såväl som möjligt under hela dess existens.

Hur utvecklas ett team?

Ett sätt att förstå en grupps eller ett teams utveckling är att dela upp tid och energi som läggs i gruppen i två kategorier: Arbete och Sociala behov

I arbete ingår arbetsprocesserna, strukturen och de gemensamma uppfattningarna:

  • Förståelse och känsla kring mål, uppdrag och syfte
  • Informationsdelning, informationsinhämtning och informationsintegrering
  • Gemensam tankeutveckling
  • Beslutsfattande
  • Rollfördelning
  • Fördelning av uppgifter
  • Prioriteringar

I de sociala behoven ligger personliga och interpersonliga aspekter:

  • Min status
  • Min trygghet
  • Min personliga utveckling
  • Min framtid
  • Tillhörighet och relationer
  • Andras relationer
  • Stämningen i gruppen

En grupps utveckling handlar i hög grad om hur man bemästrar de delar som ligger i gruppen ”arbete” samt hur fördelningen är mellan ”arbete” och ”sociala behov”. Den traditionella bilden av effektiva team är att de har fokus på arbete. Det finns dock alltid en social del och inte minst tiden med covid-19 har visat på hur viktig denna är och att den bör adresseras aktivt.

Forskning om team

En fördel med området team och teamutveckling är att många teorier finns uppställda och att mycket forskning är gjord.

Den psykologisk forskningen kompletteras med de senare årens omfattande neurobiologiska forskning som ger oss ytterligare kunskaper vad som får oss att reagera på vissa sätt. Vi har lärt oss mycket om vad som skapar belöningar i hjärnan, vad som ger upplevelser av välmående eller för den delen vad som skapar aggression, försvar, trötthet osv.

Faser, cyklisk utveckling, systemteori och Susan Wheelan

I Sverige är många bekanta med idén om gruppers utveckling i faser eller stadier vilka enligt Bruce Tuckman kallas Forming, Storming, Norming, Performing och Adjourning. Att så många känner till detta hänger sannolikt ihop med UGL:s fokus på Will Shutz FIRO-modell och senare Susan Wheelans Integrated Model of Group Development som grundar sig på liknande tankar.

Yvonne Agazarian ställde upp sin teori kring team utifrån teamet som system och dess förmåga att organisera information, hantera och integrera olikheter på ett målinriktat sätt. Teamet som system är beroende av inre (individerna) och yttre förutsättningarna. Susan Wheelan får ändå sägas sticka ut i sammanhanget genom integration av ett antal teorier och ett envist fokus på att genomföra mycket robust forskning för att belägga sina resultat.

Re:work och Google’s modell

Google genomförde genom sitt kunskapsbolag Re:work en genomlysning av vad som var gemensamt i väl fungerande team på Google och som fått mycket uppmärksamhet. Detta kan inte ses som forskning, men det är ju alltid intressant att se vad ett företag som Google kommer fram till. Projektet gavs namnet Aristotele efter ett av Aristoteles uttryck som lär ha varit ”Helheten är mer än summan av delarna”.

Efter att ha undersökt närmare 200 team på Google kom man fram till fem faktorer i prioriteringsordning som de viktigaste att ha på plats

Efter att ha undersökt närmare 200 team på Google kom man fram till följande fem faktorer i prioriteringsordning som de viktigaste att ha på plats (för att ett team ska vara välfungerande på Google). Vi ser att resultatet stämmer bra med vad som beskrivs av Susan Wheelan och andra forskare kring effektiva och välfungerande team:

  1. Psychological safety innebär en upplevd miljö där man som individ kan komma med annorlunda idéer och att de idéerna tas emot och byggs vidare på. Det är en miljö där man kan vara öppen med sina behov av till exempel hjälp eller stöd.
  2. Dependability innebär att andra i teamet är pålitliga och att jag kan våga göra mig beroende av dem och inte göra allting själv. Jag litar på att andra som kompletterar mig, vill mig väl och att de ställer upp i med- och motgång.
  3. Structure and Clarity handlar om tydligheten i våra mål, arbetssätt, roller, förväntningar på varandra och vad vi ska åstadkomma.
  4. Meaning innebär meningsfullhet. Det vill säga att teamet och det arbete man utför är viktigt både för omgivningen, teamet och för individen.
  5. Impact adresserar vikten av att uppleva att arbetet faktiskt får ett resultat som har betydelse.

Ett värde av Google’s uppställning är tydligheten. Vi förstår också att Psychological safety och Dependability inte finns hos ett ”ungt” team eftersom det tar tid att utveckla detta.

Så – hur skapar man ett effektivt team?

Vår utgångspunkt för att utveckla team är att sträva efter att teamet under hela tiden ska fungera på bästa möjliga sätt samt röra sig mot att bli mer och mer effektivt. Vi söker också efter att utveckla en medvetenhet hos teamet om sin förmåga så att man kan autokorrigera sina arbetssätt efter behov.

Googles modell är en bra utgångspunkt för att förklara ett möjligt angreppsätt:

Psychological Safety (1) och Dependability (2) bör vara av högsta prioritet. Något som är förödande för Psycholological Safety och Dependability är situationer när en person upplever att förväntan som ställs på någon annan inte infrias och att detta får en negativ påverkan. Eller när jag inte vet vad det innebär att göra ett gott arbete.

Ännu värre kan det vara om jag inte förstår vad vi ska åstadkomma tillsammans överhuvudtaget och varför vi är ett team. Dessa problem har typiskt sin utgångspunkt i att mål, arbetssätt, förväntningar och roller är oklara, otydliga, outtalade eller inte accepterade.

För att skapa Psychological Safety och Dependability behöver vi koncentrera oss på Structure (3), Meaning (4) och Impact (5). Detaljnivå, tid och energi kring 3–5 hänger ihop med den kompetensnivå som gruppen har i förhållande till uppgiften och hur långt man har kommit i utveckling gällande de övre punkterna, Psychological Safety och Dependability.

I ett team som sätts upp för att existera under en kort period är strukturer och arbetssätt samt förväntningar avgörande, det vill säga punkterna 3 och 5 i Google’s formel. I team som ska fungera under längre tid växer betydelsen av punkterna 1, 2 och 4.

Flera faktorer påverkar teamets förmåga

Möjligheten att vara ett effektivt team påverkas av:

  • Hur tydlig den gemensamma uppgiften (vision, mål, osv) är för de ingående individerna
  • Graden av beroende mellan individerna
  • Hur medvetet teamet pratar om sin utveckling som grupp vs individuella behov
  • Gruppens storlek
  • Yttre faktorer

Beroende och den gemensamma uppgiften

Den gemensamma uppgiften är en mycket viktig utgångspunkt. Teamet behöver förstå sin gemensamma riktning, vision och mål och medlemmarna behöver förstå detta på individnivå. Det vill säga ”den gemensamma uppgiften innebär det här för mig och såhär bidrar jag”. Det ska vara så tydligt och de bör uppfattas som viktigt på ett sätt som gör att de styr individernas aktiviteter.

Den gemensamma uppgiften är en mycket viktig utgångspunkt. Teamet behöver förstå sin gemensamma riktning, vision och mål och medlemmarna behöver förstå detta på individnivå.

Förståelsen för den gemensamma uppgiften innebär också att förstå vad som är det gemensamma i den – vilka beroenden vi har av varandra för att lyckas. Med beroende mellan medlemmarna avses alltså i vilken omfattning medlemmarna behöver förlita sig på varandra för att gruppens mål ska kunna uppnås.

Många arbetsgrupper har lågt beroende av varandra och medlemmarna fungerar relativt självständigt. I till exempel en HR-grupp är det vanligt med ett antal individer som gör samma saker men mot olika delar av organisationen. De har då lågt beroende till varandra och arbetar självständigt mot gruppens mål. Däremot kan de ha högt beroende av varandra i frågor om viss specialisering, utveckling av gemensamma processer och förbättringar, kompetensutveckling/lärande osv.

Ska vi forma ett effektivt team är alltså det viktiga att kunna svara på vad vi ska åstadkomma tillsammans samt varför och hur vi behöver varandra för detta. Svaren på den frågan ligger till grund för våra arbetssätt, möten osv. Saknar vi gemensamma mål och beroenden, då kommer vi heller inte utvecklas som effektivt team. Det kan fortfarande kännas trevligt och tryggt att vara en grupp, men det är ett helt annat syfte.

Medvetenhet och reflektion

Ju mer ett team tar sitt samspel på allvar och prioriterar att prata om det, ju större är sannolikheten att man kommer utveckla ett team som fungerar väl över tid. Om teamets medlemmar aktivt vill driva teamets förmågor framåt är det klokt att regelbundet titta bakåt. Genom reflektion kring måluppfyllnad, samarbete, hur vi löser våra uppgifter och interagerar med varandra kan vi skapa lärande och därigenom hela tiden utveckla vår förmåga och anpassa processer och samarbetsformer till gruppens utvecklingsnivå och de behov gruppen har.

Att mäta team

Att mäta teamets förmågor kan vara en stor fördel vid teamutveckling. Den stora nyttan med mätningar är att samtal uppstår och fokuseras på rätt ämne. Mätningar kan även åskådliggöra för teamet hur de utvecklas över tid kan och ge ett uppskattat kvitto på hur ansträngningarna ger resultat och hur olika händelser påverkat teamet.

Vi använder vårt verktyg Interactivepulse för att genomföra två typer av mätningar. Den ena handlar medlemmarnas gruppens energi och nöjdhet med gruppen. Den andra handlar om specifika områden som är utvecklingsbara delar i det som skapar ett välfungerande team.

Team nu och i framtiden

Behov av teamarbete kommer att öka eftersom vi som individer behövs med olika specialisering i allt mer komplexa uppgifter. Som framgått av denna text kommer fördelarna med teamarbete inte enkelt fram genom att bara sätta människor tillsammans.

En annan fråga som är starkt förknippad med team är hälsa. Människor behöver varandra och det finns ett starkt salutogent perspektiv på samarbete i grupper med tillit och tydliga förväntningar och som levererar på sina mål. Samtidigt gäller det motsatta. En dålig grupp kan skapa vantrivsel och sjukdom för sina medlemmar och utsätta omvärlden för dåliga beslut med till och med farliga konsekvenser.

Det blir allt viktigare att förstå teamarbetets mekanismer och hur vi påverkar som medlemmar, ledare, kravställare eller intressenter. Mycket kunskap om effektiva team finns samlat – använd detta!

Johan Eklund
Stardust Consulting
johan.eklund@stardustconsulting.se
070-817 18 01

 

Prenumerera på våra populära guider och inlägg om Talent Management

Stardust Consulting Birger Jarlsgatan 33, 2 tr, 111 45 Stockholm
070-515 49 83 info@stardustconsulting.se

Stardust Consultings vision är att bli Sveriges mest uppskattade Talent Management-konsulter. Vi på Stardust Consulting hjälper företag och organisationer att få till ett effektivt Talent Management. Med det menar vi hur man på ett strukturerat sätt attraherar, utvecklar och engagerar rätt medarbetare.

Pin It on Pinterest