Att ha en effektiv process för onboarding är kritiskt för att säkerställa att nya medarbetare snabbt och smidigt integreras i företagets kultur och i det nya jobbet. En bra onboardingprocess gör att onödiga misstag kan undvikas och att den nya medarbetaren får ett extra positivt intryck av sin nya arbetsgivare.
Den första dagen på ett nytt jobb kan vara avgörande för en ny medarbetares framtida engagemang och prestationer. En välorganiserad första dag visar att företaget värdesätter sina anställda och är förberedda på att integrera dem i verksamheten. Det sänder också signaler om företagets arbetskultur och struktur.
Det är inte ovanligt att ny personal känner sig överväldigad av all ny information och de nya intrycken. Därför är det viktigt att onboarding-processen är strukturerad och att nykomlingen vet vad som förväntas under de första veckorna. En tydlig introduktionsplan kan minska stress och osäkerhet, och hjälper den nya medarbetaren att känna sig som en del av teamet från start.
”Min första dag på jobbet var min nya chef inte på plats. Vid lunchtid gick folk bara iväg och åt på olika ställen och jag blev ensam kvar. Efter en vecka sade jag upp mig. Det var ingen arbetsplats för mig”
/ Exempel från verkligheten
Lyckad onboardingprocess i 10 steg
Vill du undvika skräckexemplet ovan?
Här kommer 10 konkreta förslag på hur du kan säkerställa en positiv start för nya anställda. Det är en investering inte bara i personalens trivsel utan också i företagets framgång. Genom att anamma dessa steg kan du skapa en välkomnande och produktiv miljö från dag ett.
- Gör en onboarding-plan som såklart finns dokumenterad digitalt. Beskriv de olika stegen så att medarbetaren vet vad hen kan förvänta sig.
- Välkomstsamtal och/eller brev. När anställningsavtalet är påskrivet kan arbetsgivaren skicka blommor och hälsa välkommen. I ett mindre företag kan VD ta sig tid att ringa personligen och hälsa välkommen. Tillhandahåll nödvändig information, speciellt gällande företagets kultur och värderingar och förväntade beteenden samt övergripande affärsmål och strategier.
- Planera för inträdesadministration i god tid. Se till att nödvändiga verktyg och resurser är på plats innan medarbetaren börjar.
- Välkommen till jobbet. Säkerställ att närmsta chef och vissa kollegor är på plats och att lunchen är bokad.
- Arrangera möten med teammedlemmarna för att underlätta nätverksbyggandet
- Arrangera möten med andra intressenter i företaget som kan vara viktiga för att den nya medarbetaren snabbt ska bli framgångsrik i sitt arbete
- Se till att chefen har bokat in möten för regelbunden feedback inte bara en gång utan kanske veckovis i 1–2 månader där hen stämmer av det allmänna läget, om medarbetaren börjar förstå företagskulturen och hur medarbetaren bidrar till de övergripande målen, om hen upplever att hen har rätt resurser samt hur chefen kan stötta ytterligare.
- Använd mentor- eller fadderskap med syfte att nya medarbetare ska ha ytterligare en person i företaget att vända sig till men som hen inte står i beroendeställning till.
- Utvärdera medarbetarens integration och produktivitet i ett i förväg framtaget och strukturerat utvärderingsinstrument. Låt både chefen och medarbetaren utvärdera utifrån sina erfarenheter.
- Korrigera och förbättra onbordingprocessen kontinuerligt. En normal process sträcker sig tre till sex månader beroende på komplexiteten i uppdraget.
Förädling av onboardingprocessen
Kom ihåg – det första intrycket är bestående. En investering i onboarding är en investering i företagets framtid. Med rätt verktyg och resurser på plats, kan varje ny anställd få en flygande start, vilket leder till ökad produktivitet och arbetsglädje.
Efter att ha genomfört de steg för en lyckad onboarding som vi tipsar om här bör företaget inte glömma att följa upp processen och ständigt sträva efter förbättringar. Ta feedback från nya anställda på allvar och använd den för att finslipa processen för framtida medarbetare.
En bra start kan göra hela skillnaden för hur en ny medarbetare upplever sitt nya arbete och sin nya arbetsgivare. Med rätt inställning och verktyg kan företaget säkerställa att varje ny medarbetare får en positiv start och blir en värdefull tillgång för organisationen.
